求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順
採用担当が退職したあと、後任や兼任者が最初に詰まるのがここです。求人を直したい、応募者に返信したい、掲載を止めたい——いずれも管理画面に入れないと何もできません。
しかも急いでいるときに限って、パスワードのリセットメールが届かない場所に飛んでいきます。順番に確認していけば復旧できるので、慌てずに以下を上から進めてください。
手順1：どの媒体と契約しているかを特定する
管理画面のURLが分からない場合、そもそも契約媒体の一覧が社内に無いことがあります。次の3つから逆算します。
- 請求書・請求メール：経理に依頼して直近6ヶ月分を確認します。媒体名がそのまま出てきます
- クレジットカードの明細：カード決済の場合は明細に媒体名が載ります。Indeed など海外法人名義の場合は表記が異なることがあります
- 銀行口座の引き落とし履歴：代理店経由の場合は代理店名で引き落とされます
代理店を通している場合、管理画面の権限を代理店が持っていることがあります。この場合は自社でログインを復旧するより、代理店に連絡するのが最短です。
手順2：認証に使われているメールアドレスを確認する
多くの媒体は、管理画面のログインIDに前任者の会社メールアドレスを使っています。ここで問題になるのが、退職手続きでメールアカウントを削除してしまっているケースです。
削除してしまうと、パスワード再発行メールの受信先が消えるため、自力での復旧経路が閉じます。
まだ削除していない場合
削除せず、転送設定に切り替えてください。後任または情報システム担当のアドレスへ転送すれば、再発行メールを受け取れます。少なくとも各媒体のログイン情報を回収し終えるまでは残してください。
すでに削除してしまった場合
メールアカウントを一時的に復元できるかを確認します。Google Workspace や Microsoft 365 では、削除後一定期間内であれば復元できる場合があります。
復元できない場合は、媒体の営業担当またはサポートに連絡して、アカウントの登録メールアドレスの変更を依頼します。法人契約であることの確認を求められるため、契約書や請求書を用意しておくと早く進みます。
手順3：二要素認証の設定先を確認する
見落とされやすく、そして最も厄介なのがここです。
認証コードの送信先が前任者の個人携帯番号や個人の認証アプリになっている場合、メールが復旧してもログインできません。この状態になったら、媒体のサポートへ直接連絡して設定の解除を依頼するしかありません。
退職前であれば、認証先を会社の代表番号や共有アカウントに変更しておいてください。この1手だけで、退職後の復旧作業がほぼ発生しなくなります。
手順4：復旧後、すぐに設定を作り直す
ログインできたら、同じことが再発しないように整えます。
- 認証メールを個人名ではない共有アドレス（例：recruit@ など）に変更する
- 二要素認証を会社の代表番号または共有の認証手段に変更する
- パスワードを共有パスワード管理ツールに登録する
- 可能な媒体では、権限を複数人に付与する（管理者を1人にしない）
- 契約プラン・課金形態・自動更新日を一覧に記録する
ここまでやっておけば、次に担当者が変わっても管理画面が開かなくなることはありません。
復旧を待たずにできること
管理画面に入れない期間も、止められる出血はあります。
- 課金の停止：カード決済なら明細から媒体を特定し、営業担当へ電話して掲載停止を依頼できます
- 応募者への連絡：前任者の会社メールが残っていれば、応募通知メールから候補者の連絡先を辿れます
つまり、ログイン復旧と並行して応募者の保護を進められます。優先順位の全体像は採用担当が退職した直後にやるべき7つのことに、退職前に押さえるべき項目は採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目にまとめています。
当社の採用担当引き継ぎ代行では、この復旧作業そのものを代行しています。媒体アカウント・契約内容・進行中の応募者を洗い出す「採用ストップ診断」までは無料なので、どこが詰まっているかの切り分けだけでもご利用ください。