Web面接のURLとアカウントが前任者のものになっているとき
採用担当が退職したあと、求人媒体や応募者リストは引き継いだのに、Web面接の会議URLだけが手つかずになっていることがあります。予約システムから自動で送られる面接URLが前任者のアカウントで発行されていた、カレンダーの招待が前任者の名前で飛んでいた、というケースです。
この状態がやっかいなのは、書類上は何も壊れていないように見えることです。応募者には面接日時が伝わっていて、社内のカレンダーにも予定が入っている。それなのに当日、応募者だけが会議室で待ち続け、社内の誰も入れない。面接の直前に発覚すると打つ手が限られるため、日程が入っている案件があるなら今日のうちに確認しておきたい部分です。
何が起きるのか。3つのパターン
前任者のアカウントに紐づいた面接URLは、失効の仕方が一つではありません。
| パターン | 起きること | 気づくタイミング |
|---|---|---|
| アカウントが削除・無効化された | 発行済みのURLが無効になり、応募者が「会議が見つかりません」と表示される | 応募者からの連絡で発覚することが多い |
| アカウントは生きているが誰もログインできない | URLは開けるが、主催者が入室しないと待機室から先に進めない設定のことがある | 面接開始時刻に判明する |
| 前任者の個人アカウント（無料版など）で発行されていた | 時間制限で途中で切断される、録画が会社の管理外に残る | 面接中または事後 |
3つ目は見落とされやすいところです。会社としてWeb会議ツールを契約していても、前任者が個人で使い慣れたアカウントから招待を出していた例は珍しくありません。この場合、面接自体は成立しても、録画や参加者のログが会社の管理外に置かれたままになります。個人端末やアカウントに採用関連のデータが残る問題は応募者の個人情報が退職者のPCや個人アカウントに残っているときでまとめています。
今日やること：送信済みURLの棚卸し
最初にやるのは、これから面接が入っている応募者の一覧をつくり、それぞれのURLがどこから発行されたものかを特定する作業です。
- 直近1〜2ヶ月で面接日程が確定している応募者を書き出す
- 応募者に送った確定メール（または媒体のメッセージ）を開き、URLの発行元を確認する
- URLに含まれるアカウント名・ドメインが会社のものか、前任者の個人名義かを見る
- 社内のカレンダーで、その予定の「主催者」が誰になっているかを確認する
主催者が前任者になっている予定は、前任者のカレンダーごと削除されると予定自体が消えることがあります。退職処理の日程が決まっているなら、アカウント削除の前にこの棚卸しを終わらせておいてください。回収すべき対象の全体像は採用担当の退職時に回収すべきアカウントと情報に整理しています。
明日以降：法人アカウントへの切り替え
確認が終わったら、会社の管理下にあるアカウントで面接枠を作り直します。順番は次のとおりです。
先に新しいURLを用意してから、応募者に連絡する。 逆にすると、応募者から「では新しいURLをください」と返ってきたときに数日空いてしまいます。
- 会社契約のWeb会議ツールで、面接用のアカウント（できれば
saiyo@などの共有アドレス）を1つ決める - そのアカウントから、確定済みの面接ぶんの会議を作り直す
- 日時は変えない。変えるのはURLと主催者だけにする
- 応募者へ「日時はそのまま、接続先の変更のみ」と明記して再送する
再送の文面は、社内の事情を細かく説明せず、事実だけを短く伝えるほうが受け取りやすいことが多いです。
面接のご案内につきまして、社内の運用変更に伴い接続先URLを変更いたしました。日時（〇月〇日〇時）に変更はございません。お手数ですが、当日は下記のURLよりご入室ください。
担当者そのものが変わる場合は、URLの変更と担当交代を一通にまとめるほうが混乱しにくくなります。伝え方は選考中の応募者に「担当が変わりました」をどう伝えるかを参照してください。
当日つながらないとき、何分で切り替えるか
それでも当日に事故は起きます。判断が遅れるほど応募者の心証は下がるので、あらかじめ切り替えの目安を決めておきます。
| 経過時間 | 状態 | 対応 |
|---|---|---|
| 開始〜2分 | 応募者が入室してこない／こちらが入れない | URLを再確認し、別ブラウザで試す |
| 3〜5分 | 原因が特定できない | 応募者の携帯へ電話。メールでも新URLを送る |
| 5分以降 | 復旧の見込みが立たない | 電話面接に切り替えるか、日程を取り直すかを決める |
電話面接に切り替えてよいかは、その面接の目的で決まります。志望動機や経歴の確認が中心の一次面接なら、電話でもおおむね成立します。実務スキルの確認や、複数の面接官が同席する二次以降は、無理に電話で進めるより取り直したほうが判断を誤りにくいです。
切り替えるときの伝え方は、原因を応募者側に帰さないことが大事です。
大変申し訳ございません。弊社側の接続に不具合が出ております。差し支えなければ、このままお電話で面接を進めさせていただけますでしょうか。難しいようでしたら、あらためて日程を調整させていただきます。
面接官の手元に応募者の携帯番号が渡っていないと、この5分が動かせません。日程調整そのものが止まっている場合の立て直しは面接の日程調整が止まったときの立て直し方にまとめています。
録画データが残っている場合
前任者が面接を録画していた場合、そのデータの置き場所と保存期間を確認してください。確認する点は次の3つです。
- 保存先が会社のクラウドか、前任者の個人アカウントか
- 応募者に録画の同意を取っていたか（案内メールに記載があるかで判別できることが多い）
- いつまで保管し、いつ削除するかが決まっているか
同意なく録画されていた可能性がある場合、その録画を社内で回覧するのは避けたほうが無難です。選考が終わった応募者の録画は、不採用者の応募書類と同じ考え方で保管期限を決め、期限が来たら削除して記録を残します。個人アカウント側に残っているものは、退職手続きの中で削除を依頼し、削除した旨を書面かメールで残しておくと後から確認できます。
起きてからでなく、起きる前に決めておく1行
この事故は、面接用のアカウントを個人ではなく会社の共有アドレスで持つと決めるだけで、かなりの部分が防げます。面接の手順書に「面接URLは saiyo@ のアカウントから発行する」と1行入れておくと、後任が未経験者でも同じ運用を続けられます。
採用担当が抜けた直後は、こうした小さな詰まりが同時多発します。媒体のログイン、進行中の応募者、面接の枠取り、内定者への連絡。どれも単独では30分で片づく作業ですが、誰が何を持つか決まっていないと、どれも手つかずのまま日数だけが過ぎていきます。
株式会社Talencoの採用担当引き継ぎ代行は、止まった求人活動の復旧、後任の採用、引き継ぎと業務改善までを一続きで引き受けるサービスです。後任は採用担当の経験者でなくてかまいません。当社が実務を回しながら育てて引き継ぎます。標準プランは4ヶ月・200万円（税別・広告費込み、分割可）。復旧だけの2ヶ月プランもあります。詳しくは料金プランをご覧ください。
採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。 ご相談はLINE公式からお願いします。面接の予定が目前に迫っている場合は、その旨を添えていただければ、確認の順番からご案内します。