前任者が採用以外も兼務していた。どの業務から戻すか
退職した担当者が、採用だけを持っていた会社は少数です。中小企業では、求人媒体の運用と社会保険の手続き、給与計算、入社手続き、備品発注までを1人が抱えていることのほうが多いです。その人が抜けた翌週、社長や総務部長の手元には「応募者への返信」「今月の給与」「入社予定者の保険の届出」「契約更新の請求書」が同時に積み上がります。
このとき、全部を同時に戻そうとすると、どれも中途半端になって止まりやすくなります。順番を決める基準は「重要度」ではなく、期限を誰が決めているかです。自社の都合で動かせない期限を持つ業務を先に置き、採用はその次に回す。ただし採用の中でも、応募者への対応だけは例外として止めません。この記事はその線引きを扱います。退職直後の作業そのものの手順は採用担当が退職した直後にやるべき7つのこと（優先順位つき）にまとめています。
兼務業務を3つの層に分けて並べ替える
前任者が持っていた仕事を紙に書き出したら、内容ごとではなく「遅れたときに誰が困るか」で3層に分けます。
| 層 | 業務の例 | 期限を決めているもの | 遅れたときに起きやすいこと |
|---|---|---|---|
| 第1層 | 給与計算と振込、源泉所得税の納付、社会保険・雇用保険の資格取得／喪失の届出、住民税の異動届、入社者への労働条件の明示 | 法令、金融機関の締め、就業規則の支払日 | 従業員の生活に直接影響する。届出の遅延は行政手続きのやり直しや、本人の保険証・給付の遅れにつながる |
| 第2層 | 選考中の応募者への返信、面接日程の確定、内定者への連絡、人材紹介会社からの推薦への返答 | 相手（応募者・エージェント）の都合 | 待たされた側が離れる。取り戻すには再度お金と時間がかかる |
| 第3層 | 求人原稿の刷新、媒体の見直し、評価制度、規程の整備、採用計画の作り直し | 社内だけ | 数週間から数ヶ月遅れても、後から巻き返せることが多い |
第1層は、期限を自社でずらせません。給与の支払日を「担当がいないので今月は遅れます」とは言えません。ですから復旧の初動では、第1層を最優先に置きます。
第3層は、この時期にやると必ず中途半端になります。求人原稿の書き直しや媒体の入れ替えは重要ですが、今週やらなくても誰も離脱しません。いったん「今期はやらない」と決めて、書き出した紙から外してしまうほうが手が空きます。
第1層を先に社外へ逃がす
第1層は優先度が最も高い一方で、社内の誰かが今から覚えて回すには向きません。手続きの種類が多く、期限もそれぞれ違うためです。ここは「社内で引き継ぐ」より「外に出す」方が早いことが多いです。
逃がす順番の目安は次のとおりです。
- 社会保険・労働保険の届出 — 顧問の社会保険労務士がいれば、契約範囲を広げる相談をします。いなければスポットでの依頼先を探します。入社・退職予定者がいる場合は、この連絡を最初に入れてください
- 給与計算 — 次の支払日までの日数から逆算します。社労士事務所や給与計算の代行会社に、直近数ヶ月の給与データと勤怠の締め日を渡せば引き取ってもらえる場合があります
- 年に1回の手続き — 算定基礎届や労働保険の年度更新のように時期が決まっているものは、今の時期に該当しなければ後回しでかまいません。ただしカレンダーに期限だけ書き込んでおきます
第1層を外に出すと、社内に残る人の時間が空きます。その空いた時間を第2層に向けるのが、この順番の目的です。
採用の中で、応募者対応だけは止めない
第2層のうち、選考中の応募者と内定者への連絡は、第1層と並べて扱ってよい業務です。理由は単純で、応募者は待ってくれないからです。返信がないまま日数が経つと、候補者は他社の選考を進め、こちらの選考枠から静かに消えます。掲載費は止めない限り発生し続けるため、費用だけが出て応募が成果にならない状態になります。放置期間に何が起きるかは求人を止めている間に、応募者はどうなるのかで整理しています。
とはいえ、担当がいない状態で選考の判断まで再開する必要はありません。この時期にやるのは次の2つだけです。
- 応募が届く場所（メール・媒体の管理画面・電話）を一本化し、誰が見るかを決める
- 届いた応募に「受け取った」「担当が変わった」「いつまでに連絡する」の3点を返す
判断を伴わない受け皿づくりだけなら、採用の知識がなくても1日で組めます。手順は採用担当が不在の間、応募窓口を1日でつくる手順にまとめました。
新規の募集（新しい求人の出稿、スカウト送信）は、受け皿が整うまで急いで再開しないほうが安全です。対応できない量の応募を呼び込むと、放置される人が増えます。
戻す順番の時間軸
| 時期 | 手をつける業務 | 担い手 |
|---|---|---|
| 今週 | 給与の支払日と締め日の確認、入社・退職予定者の届出、進行中の応募者と内定者の洗い出し、応募窓口の一本化 | 管理部門の責任者＋社労士への連絡 |
| 2〜4週間 | 給与計算の委託開始、選考の再開（既存応募者のみ）、媒体契約と請求の棚卸し、掲載を止めるか続けるかの判断 | 社内の当番＋外部 |
| 1〜3ヶ月 | 後任の採用と育成、手順書の作成、求人原稿と媒体の見直し | 後任＋外部 |
| それ以降 | 制度・規程の整備、採用計画の立て直し | 社内 |
この表で伝えたいのは、後任探しが「今週」の欄に入っていないことです。後任が来るまで応募者を待たせると、後任が着任したときに選考中の候補者が残っていません。先に受け皿と第1層を固め、その上で後任の採用に入る順番のほうが、復旧後の状態が良くなりやすいです。
なお、空いた業務を総務担当者の兼任で吸収する場合は、どこまで抱えられるかの目安を先に決めてください。募集職種が増えたり繁忙期が重なったりすると破綻しやすく、その限界については総務兼任で採用を回す限界はどこにあるかで扱っています。
兼務を「そのまま」復元しない
最後に一つ。前任者が5種類の仕事を1人で持っていたとしても、後任に同じ5種類を渡す必要はありません。1人が抜けたら全部止まる構造は、退職のたびに同じことが起きます。
労務・給与のように期限が外部で決まっていて専門性が高い業務は外部の専門家へ、採用のように社内に情報が溜まる業務は社内の担当へ、と分けて戻すほうが、次に人が動いたときの影響が小さくなります。復旧のタイミングは、この分担を組み替えられる数少ない機会です。
手が足りないときは
第1層の期限に追われながら、採用の復旧と後任の採用を並行させるのは、管理部門の通常業務と両立しにくい量になることが多いです。株式会社Talencoの採用担当引き継ぎ代行は、止まった求人活動の復旧、後任の採用、引き継ぎと業務改善までを4ヶ月・200万円（税別・広告費込み・分割可）で担います。後任は採用担当の経験者でなくてかまいません。当社が育てて引き継ぐため、社内異動や未経験者の採用でも成立させやすい設計です。復旧だけの2ヶ月80万円、範囲を広げた6ヶ月300万円もあります（料金プラン）。
まずは、媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸しを行う「採用ストップ診断」までを無料で実施しています。今どこが止まっていて、何を先に戻すべきかの整理だけでもご利用ください。ご相談はLINE公式からお願いします。