引き継ぎメモが無いとき、何から手をつけるべきか

引き継ぎメモが無い状態で採用業務を引き継ぐのは、地図なしで知らない土地を歩くようなものです。ただし、いくつかの場所を順番に確認すれば、全体像はおおむね復元できます。

1. 媒体の管理画面から確認する

まず、求人媒体（Indeed・求人ボックス・engageなど）の管理画面にログインできるかを確認します。ログインできれば、掲載中の求人・応募履歴・やり取りのログがそのまま残っています。引き継ぎメモよりも、管理画面のほうが正確な記録です。

ログインできない場合は、契約している媒体会社に連絡すれば、担当者変更の手続きで再発行できることが多いです。

2. 請求書・契約書から契約全体を洗い出す

管理部門やクレジットカードの請求履歴から、採用関連の支払いを遡って確認します。ここで、把握していなかった媒体契約や紹介会社との契約が見つかることがあります。

3. メールの検索で候補者とのやり取りを追う

前任者のメールアカウント（引き継ぎ可能であれば）を、応募者の会社名や候補者名で検索します。進行中だった選考が、ここで初めて見えてくることがあります。

4. 現場の管理職に「誰が進行中か」を聞く

面接に出ていた現場の管理職は、書類には残っていない情報を持っています。「今どの候補者と話していたか」を聞くだけで、対応が止まっている案件を先に拾えます。

復元した後にやるべきこと

これらを一度でも洗い出せば、以降は「属人化した状態」から抜け出せます。当社では、この棚卸し結果を引き継ぎ書としてドキュメント化し、次に誰が担当になっても同じ手順で進行できる状態を作ります。

引き継ぎ書に最低限入れるべき項目は、引き継ぎ書に必ず書く12項目にまとめています。まずは現状の棚卸しから、無料相談でご相談ください。