媒体営業との付き合い方を、後任にどう引き継ぐか

求人媒体の営業担当とようやく連絡がつき、掲載も再開できた。ただ、次に何をすればよいのかは決まっていない。前任者は営業担当と個人的にやり取りしていて、いつ話し、何を聞き、どこで判断していたのかが記録に残っていない。このままでは、未経験の後任が営業担当の連絡を待つだけになります。

営業担当の再特定と初回連絡の手順は媒体の営業担当と連絡が切れている。誰に何を頼むかにまとめました。この記事では、つながった後の関係をどう作るかを扱います。定例連絡の頻度、毎回頼むレポート、提案の持ち帰り方、更新前の段取り、そしてやり取りを1行で残す記録です。

前任者のやり方をそのまま引き継がない理由

前任者と営業担当の関係が良好だった場合、その関係を後任にそのまま渡したくなります。ただ、関係が良好だったことと、会社に情報が残っていたことは別の話です。更新日、過去の提案と断った理由、レポートの数字が前任者の頭とメールの中にだけあったから、退職で止まったと考えられます。

引き継ぐべきなのは、前任者の人柄で成り立っていた関係ではなく、誰が担当しても同じように回る手順です。具体的には次の5つを決めます。

定例連絡の頻度と議題
毎回同じ形で頼むレポート
提案を受けたときに持ち帰るルール
更新日から逆算した段取り
やり取りを1行で残す記録

定例連絡は会社側から頻度を決める

営業担当からの連絡を待っていると、話す時期が営業側の都合で決まることがあります。後任が受け身になると、聞くべきことを聞きそびれます。頻度は会社側から提示してください。

たとえば、掲載中の媒体は月1回30分、掲載していない時期の媒体は2〜3ヶ月に1回の近況確認、という組み方があります。予定は後任個人のカレンダーではなく、採用用の共用アカウントから招待を送ります。担当が替わっても予定が消えないようにするためです。

議題は毎回同じにしておくと、未経験の後任でも進行できます。

前月のレポートを一緒に見る
原稿で直したい箇所を伝える
翌月の掲載予定と更新日を確認する
提案があれば受け取る（その場では決めない）

初回と更新前の回だけは、決裁者が同席すると話が早く進みます。

毎回同じ項目でレポートを頼む

レポートは、形式を揃えて毎月同じ項目で受け取ることが大切です。前月と並べて比べられないと、数字の良し悪しを判断できません。初回の定例で次の項目を伝え、同じ様式で送ってもらうよう依頼します。

頼む項目	何を見るためか	後任が確認すること
掲載期間と残り日数	掲載が止まる時期を把握する	自社の予定と合っているか
表示回数（求人が検索結果などに表示された回数）	求人が見られているか	前月より大きく下がっていないか
原稿の閲覧数	表示された後に開かれているか	表示回数と比べて極端に少なくないか
応募数	結果が出ているか	自社の応募者管理表の件数と一致するか
稼働中のオプション	追加費用が発生している枠	申し込んだ覚えのあるものか
契約の残枠・更新日・自動更新の有無	次の判断の期限	社内の台帳と食い違いがないか

媒体や契約によっては、取得できない項目がある場合があります。その場合は空欄にせず「この媒体では出せない」と書いてもらいます。何が分からないのかが記録に残るためです。

数字の見方に迷ったときは、表示・閲覧・応募のどの段階で落ちているかを見ると原因の層を切り分けやすくなります。詳しい手順は別の記事で扱っているため、ここではレポートを受け取る運用に絞ります。

提案はその場で決めない

定例の場では、オプション枠の追加や掲載期間の延長などを提案されることがあります。後任には「提案を受け取る役」と「決める役」を分けて伝えておきます。後任に決める権限がないと最初から決まっていれば、後任が断りにくさを抱えずに済みます。

その場で使う一文を決めておきます。

「ありがとうございます。社内で確認し、◯日までにお返事します。金額・期間・申込期限をメールでいただけますか」

メールで受け取る内容は次の4点です。

金額（税別か税込みか）
掲載期間と開始日
期待される効果と、その根拠となる数字
申込の期限

当日中の回答を求められた場合でも、持ち帰ってよいと社内で決めておきます。持ち帰った提案をどう比べるかは、媒体営業の提案と見積もりを、素人がどう評価するかを参考にしてください。

更新の2ヶ月前から話を始める段取り

契約によっては、自動更新を止める期限が更新日より前に設定されている場合があります。更新日の直前に気づくと、比較も相談もできないまま次の期間に入ってしまうことがあります。そのため、更新日の2ヶ月前を目安に動き始めます。

時期（目安）	やること	担当
更新日の2ヶ月前	契約書で更新日と停止の期限を確認し、営業担当に更新条件の提示を依頼する	後任
1ヶ月半前	直近数ヶ月のレポートを並べ、継続・縮小・停止の案を作る	後任
1ヶ月前	案をもとに決裁者が判断する。条件の相談が必要ならこの時点で切り出す	決裁者・後任
停止期限の前	回答をメールで送り、営業担当から受領の返信をもらう	後任
更新後	新しい更新日と停止期限を台帳に書き込む	後任

更新時に条件を相談する場合の材料のそろえ方は契約更新のタイミングで求人媒体の価格だけ下げる交渉はできるかで整理しています。

やり取りは1行で残す

ここまでの運用を決めても、会話の中身が後任の頭にしか残らなければ、前任者のときと同じ状態に戻ります。営業担当とのやり取りは、電話でもメールでもWeb会議でも、その日のうちに1行で記録します。

記録する列は5つで足ります。

日付
相手（媒体名・担当者名）
手段（電話・メール・Web会議）
要点
次の行動と期限

たとえば、次のように書きます。

10/7｜◯◯媒体 A氏｜Web会議｜9月レポート受領、応募4件。オプション枠の追加提案あり｜金額をメールで依頼、10/14までに社内回答

記録表は共有フォルダの表計算ファイルに置き、後任個人のノートや手帳には書きません。管理部門が月に1回この表を開き、次の行動の期限が過ぎたまま残っている行がないかを確認します。

この記録があれば、営業担当側が異動した場合でも、新しい担当者に経緯を説明しやすくなります。

後任に渡すところまで任せる場合

ここまでの5つは、どれも難しい作業ではありません。ただ、掲載の復旧と後任探しを同時に進めている会社では、運用の型を決める時間が取れないことがあります。

Talencoの採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧、後任の採用担当の採用、引き継ぎと業務改善までを一続きで扱います。後任は採用担当の経験者でなくても構いません。媒体営業との定例の進め方、レポートの様式、1行記録の表も、当社が後任と一緒に運用しながら引き継ぎます。プランと費用は料金プランをご覧ください（すべて税別・広告費込み・分割可）。

媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸しを行う「採用ストップ診断」までは無料です。ご相談はLINE公式から受け付けています。