採用フローを手順化するとき、最初に書くべき5項目

採用業務を手順書に落とそうとすると、どこから書けばいいか分からず手が止まることがあります。全体を一度に文書化する必要はなく、次の5項目から埋めていくと、後任が読んだときに実際に使える手順書になります。

1. 応募が来たら誰に通知が届くか

まず、応募通知の受信経路を明記します。媒体の管理画面、メール、Slack連携など、通知が今どこに届いているかが分からないと、後任は応募が来たことにすら気づけません。

「応募から何時間以内に連絡するか」という基準を数字で書きます。基準が無いと、後任は自分の感覚で優先順位をつけてしまい、対応が遅れます。

面接候補日の提示、リマインド、日程変更の依頼など、よく使う文面をテンプレート化します。ゼロから毎回文章を考える負担がなくなるだけで、対応速度は大きく変わります。

誰の承認を得て、いつ連絡するかの手順です。承認者が不在のときの代理承認ルートも合わせて書いておくと、担当者が一人しかいない会社でも運用が止まりません。

媒体ごとのログイン情報の保管場所、契約更新のタイミング、紹介会社の担当者名と連絡先です。ここが無いと、担当者が変わるたびに契約状況を洗い出す作業からやり直すことになります。

この5項目があれば、後任は最低限の運用を止めずに引き継げます。残りの項目（原稿の書き方、候補者評価の基準など）は、運用しながら追記していけば十分です。

引き継ぎ書全体に必要な項目は引き継ぎ書に必ず書く12項目で解説しています。当社の支援では、この手順化自体を代行し、引き継ぎ書として納品します。ご相談から引き継ぎまでの流れをご覧ください。