採用の進捗を週15分で確認するための数字

採用担当が辞めたあと、後任や外部の委託先から週次で報告は上がってくる。けれど、書いてある内容が正しいのか、進んでいるのか止まっているのかが判断できない。かといって細かく聞くと相手の手を止めるし、自分が採用の専門家になるつもりもない。管理部門の責任者や社長からよく聞く悩みです。

結論から書くと、進捗の良し悪しを判断するだけなら見る数字は4つで足ります。歩留まり率や媒体別のCPA（応募1件あたりの費用）といった分析指標は、改善の担当者が使うものであって、報告を受ける側が毎週見るものではありません。この記事では、週15分で終わる確認の型をまとめます。

見るのは4つの数字だけでいい

数字	何を表すか	数え方
応募数	求人が世の中に届いているか	その週に新しく入った応募の件数
面接設定数	応募を選考に乗せられているか	日程が確定した面接の件数（実施済み・予定を含む）
辞退数	途中で人が抜けていないか	応募者側の都合で選考から離れた件数
未対応件数	対応が滞留していないか	24時間以上返信していない応募者の件数

この4つは、採用の流れを「入口・進行・流出・滞留」の4方向から見たものです。応募数だけを見ていると「たくさん来ているのに誰も面接に進んでいない」状態を見落とし、面接設定数だけを見ていると「そもそも母数が枯れている」ことに気づけません。

特に未対応件数は、他の3つより先に確認してください。 ここが積み上がっている状態では、他の数字を分析しても意味がありません。返信が遅れることで何が起きるかは応募者への返信速度が採用結果をどう変えるかにまとめています。

なお、この4つは中途採用を想定した数え方です。数字の定義は最初に一度決めて、後任や委託先と共有しておくことをおすすめします。「面接設定数」を予定ベースで数えるか実施ベースで数えるかがぶれると、前週との比較ができなくなります。

数字が悪いときに、どこを疑うか

数字を見る目的は、原因を自分で突き止めることではありません。「次に何を聞くか」を決めることです。分岐は以下のように整理できます。

状態	疑う場所	後任や委託先に聞くこと
応募数が少ない	露出・原稿・条件	掲載は動いているか、原稿はいつ更新したか
応募はあるが面接設定が少ない	書類選考の基準、連絡の速さ	見送りの理由は何か、初回連絡は何日以内か
面接まで進むが辞退が多い	選考スピード、条件の伝え方	応募から一次面接まで何日かかっているか
未対応が積み上がっている	人手か、権限か、仕組みか	誰が返信を担当しているか、詰まっている理由は何か

応募が来ない場合の切り分けは応募が来ない求人を立て直す優先順位、辞退が続く場合は内定辞退が続くときに見直すことで詳しく扱っています。ここで大事なのは、経営側が「給与を上げよう」と最初に言わないことです。露出や原稿、連絡速度の問題であることも多く、条件の見直しは最後に回すほうが判断を誤りにくくなります。

数字が悪いこと自体を責める必要はありません。聞きたいのは理由と次の一手であって、言い訳を封じると報告が装飾されはじめます。

週次報告の雛形

後任に「報告書を作って」と丸投げすると、体裁を整えることに時間を使わせてしまいます。次の形式をこちらから渡し、これ以上は書かなくていいと伝えるほうが早く回ります。

■ 今週の数字（9/1〜9/7）
応募数：      12件（前週 8件）
面接設定数：   4件（前週 5件）
辞退数：       1件（前週 0件）
未対応件数：   0件

■ 進行中の応募者（氏名は伏せて可）
一次面接待ち 3名 / 二次調整中 1名 / 結果連絡待ち 2名

■ 詰まっていること（1〜3行）
・A職種の面接官の日程が今週取れず、2名の設定が来週にずれました

■ 判断してほしいこと（あれば）
・B媒体の掲載が9/20で切れます。更新するかご判断ください

※上記の数字は書き方の例で、実在のデータではありません。

15分の使い方は、数字を眺めるのに3分、詰まっていることの確認に7分、判断すべき事項の決裁に5分。この配分で足ります。逆に、報告する側が判断を求めていないのに30分議論する会は、翌週から報告が薄くなりやすいので避けたいところです。

後任が未経験者の場合、最初の1ヶ月はこの4つの数字すら安定して出せないこともあります。何を何週目に任せるかの順番は後任が最初の1ヶ月で覚える順番を参照してください。数字が出ないこと自体より、出ない理由を言えるかどうかを見るほうが実態に近い評価になります。

見なくていい数字

報告を受ける側が毎週追う必要がないものも挙げておきます。媒体別の応募単価、スカウト開封率、選考段階ごとの通過率、求人の閲覧数。これらは改善する人が手元で使う数字で、経営側が毎週見ても打ち手には直結しません。月次や四半期でまとめて振り返れば十分なことが多いです。

数字を増やすほど、報告作成の時間が実務の時間を食います。4つに絞るのは手抜きではなく、実務の時間を確保するための判断です。

数字を出せる状態にすることが先の場合もある

そもそも媒体の管理画面に入れない、応募がどこに届いているか分からない、という段階であれば、週次の数字を求めても出てきません。その場合は採用担当が退職した直後にやるべき7つのこと（優先順位つき）の順番で、受け皿の復旧から手をつけてください。

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