採用が止まったとき、どこに相談すればいいのか

採用担当が退職して、求人が止まったままになっている。社内で「外に相談したほうがいい」という話にはなったものの、検索してみると人材紹介、採用代行、人事顧問、フリーランス人事、社労士、そして引き継ぎ代行と、似た言葉が並んでいて、どこに連絡すればいいのか判断がつかない。とりあえず一番よく名前を見る会社に問い合わせてみようか、という手前で止まっている方は少なくありません。

相談先が選べないのは、情報が足りないからではなく、自社の困りごとがまだ一文になっていないからのことが多いです。「採用が止まっている」は状態であって、困りごとではありません。この記事では困りごとを4つに分け、それぞれに向く相談先を対応づけます。そのうえで、初回相談で確認しておきたい3つの質問と、1社だけに聞いて決めない進め方を添えます。

まず、困りごとを4つのどれかに寄せる

採用が止まっている会社の困りごとは、多くの場合この4つのどれか（あるいは複数）に収まります。

1. 応募が来ない

求人は出ている、窓口も生きている、けれど応募が入らない。あるいは前任者が抜けてから原稿を触っていないため、条件も職種名も古いまま掲載が続いている。この場合の困りごとは「集客」です。人は社内にいるので、手を動かす人よりも、露出と原稿を直す知見が要ります。費用をかけずに直せる箇所から順に見る手順は応募が来ない求人を立て直す優先順位にまとめています。

2. 対応する人がいない

応募は入っているのに、返信する人がいない。日程調整も止まっている。面接官は現場にいるが、調整役が不在。この場合の困りごとは「実作業の人手」です。判断は社内でできるので、作業を外に出せば止まっている列は動き出します。

3. 判断できる人がいない

作業をする人はいる（総務や管理部門の方が兼任している）が、「この応募者を通していいのか」「この媒体の見積もりは妥当なのか」を決められる人がいない。この場合の困りごとは「判断の後ろ盾」です。作業代行を頼んでも、承認待ちの列が減らないことがあります。

4. 体制ごと作り直したい

前任者が一人で全部持っていたため、アカウント・契約・判断基準のすべてが不明。今回だけ穴を埋めても、次に人が抜けたら同じことが起きる。この場合の困りごとは「復旧と再構築の両方」です。単発の作業依頼では終わりません。

困りごとと相談先の対応

困りごと	向く相談先	合わないことが多いケース
応募が来ない	求人媒体の代理店、採用代行、引き継ぎ代行	人材紹介だけに頼ると、媒体の原稿や掲載は直らない
対応する人がいない	採用代行、派遣・業務委託、引き継ぎ代行	人事顧問（助言中心で、実作業は含まないことが多い）
判断できる人がいない	人事顧問、フリーランス人事、引き継ぎ代行	作業だけを切り出す代行（決裁の列は動かない）
体制ごと作り直したい	引き継ぎ代行、常駐型の人事支援	単発の媒体提案、スポット相談
労務・保険・契約書の疑問	顧問社労士	集客や母集団形成の相談先ではない

補足として、それぞれの相談先が何を売っているのかを費用の発生の仕方で並べると、性質の違いが見えやすくなります。金額は公開されている範囲の目安で、契約内容によって変わります。

相談先	主に売っているもの	費用の発生の仕方（目安）
人材紹介	候補者の推薦	入社が決まったときの成功報酬
求人媒体・代理店	掲載枠と露出	掲載料またはクリック課金
採用代行（RPO）	実作業の代行	月額または業務量に応じた課金
人事顧問・フリーランス人事	助言と設計	月額（稼働時間に応じる）
社労士	労務・手続きの適法性	顧問料＋スポット費用
引き継ぎ代行	復旧＋後任の採用＋引き継ぎ	期間契約（当社は4ヶ月200万円・税別／広告費込み）

採用代行の料金体系と、契約範囲に含まれないことが多い業務は採用代行の費用相場と、どこまで任せられるかの境界線で、助言と実作業の線引きは人事顧問・フリーランス人事に頼む場合と何が違うかで詳しく扱っています。

初回相談で必ず聞く3つの質問

どの相談先に当たる場合も、最初の打ち合わせでこの3つは確認してください。回答が曖昧なまま見積もりを受け取ると、後から範囲外の作業が社内に戻ってきます。

1つ目。「うちの場合、最初の1ヶ月で何が終わりますか」。提案書の全体像ではなく、初月の到達点を聞きます。窓口の復旧、掲載の再開、進行中の応募者への連絡のどれが1ヶ月目に入るのかが分かれば、社内に残る作業も見えます。

2つ目。「この見積もりに含まれないのは何ですか」。含まれるものの説明は先方から出てきますが、含まれないものは聞かないと出てきません。広告費、面接官の確保、現場への説明、決裁書類の作成あたりが境界になりやすい項目です。

3つ目。「契約が終わったあと、社内には何が残りますか」。人が残るのか、手順書が残るのか、それとも何も残らず次も外注が必要になるのか。ここで答えが返ってこない場合、その支出は毎年続く前提で考える必要があります。

1社だけに聞いて決めない

相談先は、自社の困りごとに近いものを2〜3社まで当たるのが現実的です。理由は価格を競わせるためではなく、同じ状況の説明に対して返ってくる診断が違うからです。人材紹介に相談すれば人を採る提案が返り、媒体代理店に相談すれば掲載の提案が返ります。どちらも嘘ではなく、扱っている商品が違うだけです。

進め方としては、次の順番が負担が少ないです。

社内で困りごとを4つのどれかに寄せて、一文にする（例：「応募は来ているが返信できる人がいない」）
その一文をそのまま、性質の違う2〜3社に投げる
上記の3つの質問を、同じ言葉で全社に聞く
回答を並べて、初月の到達点と社内に残る作業量で比べる

比較のための資料を新しく作る必要はありません。直近の請求書、媒体の契約書、進行中の応募者の一覧があれば、どの相談先でも話は進みます。この3点は社内で先に揃えておくと、初回の打ち合わせが状況説明で終わらずに済みます。

判断がつかないときは、棚卸しから

4つのどれに当てはまるか自分でも分からない、という状態も珍しくありません。前任者が抜けた直後は、そもそも何の媒体と契約していて、何人の応募者が選考中なのかが把握できていないためです。この場合は相談先を選ぶ前に、契約と応募者の棚卸しをするのが先になります。

当社の採用担当引き継ぎ代行は、①止まった求人活動の復旧、②後任の採用担当の採用、③引き継ぎと業務改善の3つをまとめて4ヶ月で担います。後任は採用担当の経験者でなくてよく、当社が育てて引き継ぐため、「体制ごと作り直したい」「判断できる人がいない」に当てはまる会社と相性がよい設計です。復旧だけの2ヶ月80万円、範囲を広げた6ヶ月300万円もあります（いずれも税別・広告費込み・分割可、料金プラン）。

採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。他社と比べるための材料としてお使いいただいて構いません。ご相談はLINE公式から受け付けています。