求人媒体の棚卸しで何を確認するか
採用担当が退職したあと、真っ先に確認すべきなのが求人媒体の契約状況です。理由は単純で、誰も見ていない求人に課金が続いていることがあるためです。
求人媒体の多くは自動更新です。担当者が抜けても契約は止まりません。応募が来ても気づく人がいないまま、月額だけが引き落とされ続けます。
棚卸しの目的は2つ
- 止めるべき課金を止める — 見ていない求人への支払いを終わらせる
- 動かすべき求人を動かす — 実は掲載が生きていて、応募が溜まっている場合がある
この2つは同時に確認します。「全部止める」でも「全部そのまま」でもありません。
請求書から逆算する
担当者がいない状態で「契約している媒体を教えてください」と社内に聞いても、答えは出てきません。経理から入り口を取ります。
手順1：過去12ヶ月の支払いを抽出する
経理担当者に、過去1年分の支払記録から次のものを出してもらいます。
- 求人媒体・人材関連の支払先すべて
- クレジットカードの月次明細（媒体費はカード決済が多い）
- 少額で毎月続いている支払い
12ヶ月分を見る理由は、年1回課金の契約を拾うためです。3ヶ月分だけ見ると、年契約の媒体を見落とします。
手順2：支払先ごとに契約内容を確認する
支払先が分かったら、各媒体の営業担当に連絡します。連絡先が分からない場合は、媒体のサポート窓口に会社名と請求書番号を伝えれば、担当者につながります。
手順3：管理画面に入れるか確認する
契約が分かっても、管理画面に入れなければ原稿を止められません。ログインできない場合の対処は求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順にまとめています。
媒体ごとに確認する6項目
支払先が特定できたら、媒体ごとに次の6つを埋めます。
| # | 確認項目 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| 1 | 契約形態 | 掲載課金か成果課金かで止め方が変わる |
| 2 | 月額または単価 | 止めたときの削減額が分かる |
| 3 | 契約期間と自動更新日 | 更新日を過ぎると次の期間分が発生する |
| 4 | 解約予告の期限 | 「更新30日前まで」などの条件がある |
| 5 | 管理画面の認証情報 | 原稿の停止・修正に必要 |
| 6 | 営業担当の氏名と連絡先 | 交渉と手続きの窓口になる |
もっとも重要なのは3と4
自動更新日と解約予告の期限は、期限を過ぎると数十万円単位で結果が変わります。「更新日の30日前までに書面で通知」という条件の媒体で、更新日の20日前に気づいた場合、もう1期間分の支払いが確定します。
棚卸しを後回しにするとここで損をします。
課金形態による違い
止め方が形態によって変わります。
掲載課金型（月額・期間契約）
期間中は掲載していなくても料金が発生します。原稿を非公開にしても課金は止まりません。契約そのものを解約する必要があります。
成果課金型（応募課金・採用課金）
応募が来た分だけ課金されます。原稿を非公開にすれば課金は止まります。ただし応募が来ているのに放置している状態がもっとも損です。課金は発生し、候補者は失われます。
運用型（クリック課金）
予算上限を設定して配信します。上限を0にするか配信を停止すれば止まります。前任者が上限を高く設定したまま抜けている場合、応募がなくてもクリック分の課金が続きます。
止める判断の基準
すべて止めればいいわけではありません。判断の順序はこうです。
まず止めるもの
- 過去3ヶ月で応募が0件、かつ掲載課金型
- 募集を終了した職種の原稿が残っているもの
- 同じ職種を複数媒体に重複掲載しているうち、応募の少ない方
止めずに確認するもの
- 過去3ヶ月で応募がある媒体 — 応募者が放置されている可能性があります。止める前に管理画面の応募一覧を確認してください
- 成果課金型で応募が来ているもの — 費用は発生済みです。止めるより先に対応する方が回収できます
判断を保留するもの
- 年契約の残期間が長いもの — 途中解約しても返金されない契約が多く、止めても削減にならない場合があります。残期間は掲載を続け、更新日に判断します
棚卸しの結果を残す
確認した内容は、担当者個人ではなく共有フォルダに置きます。次に担当が変わったとき、同じ作業を繰り返さないためです。
残す形式は表で十分です。媒体名・契約形態・月額・更新日・解約予告期限・営業担当・管理画面の認証先。この7列があれば足ります。
引き継ぎ書に残すべき項目全体は採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目にまとめています。
掲載を続ける媒体は原稿も見直す
止めずに残した媒体は、原稿がそのままになっているはずです。前任者が書いた原稿は、掲載開始時点の条件で止まっています。給与改定や勤務条件の変更が反映されていないと、応募後に条件が違うと判明して辞退につながります。
見直す箇所は求人原稿を刷新するときに直す7か所にまとめました。
まとめ
- 契約は社内に聞いても分からない。経理の支払記録12ヶ月分から逆算する
- 媒体ごとに6項目を埋める。特に自動更新日と解約予告の期限は期限超過で金額が変わる
- 応募が来ている媒体は止める前に応募一覧を確認する。放置された候補者がいる
- 結果は個人ではなく共有フォルダに残す
当社の採用担当引き継ぎ代行は、この棚卸しから着手します。契約の洗い出しと停止判断までを含む採用ストップ診断は無料ですので、止まっている課金があるかどうかの確認だけでもご利用ください。 診断結果を受け取って社内で対応いただく形でも構いません。