中途採用の年間の動きを1枚にして後任に渡す
引き継ぎ書を受け取って読んでみたものの、書いてあるのは手順ばかりで「いつ何が起きるか」が分からない。後任が着任して2ヶ月目に、媒体から自動更新の通知が届いて初めて契約期間を知る。繁忙期に入った現場に面接を頼んだら「今月は無理」と断られる。こうしたつまずきは、前任者が悪意で隠していたわけではなく、本人の中では当たり前すぎて書き出す対象にならなかった情報が原因であることが多いものです。
採用の仕事には、手順と並んで「時期」という軸があります。媒体の更新日、現場が面接に出られない月、人が辞めやすい時期、予算の締め。これらは1枚の年間表に並べると一気に見通しが立ちます。この記事では、その1枚に何を載せ、後任がどう埋め、どう更新し続けるかを整理します。手順書そのものの作り方は採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目で扱っているので、ここでは時間軸だけに絞ります。
年間表に載せるのは4行だけ
網羅しようとすると誰も更新しなくなります。載せるのは次の4行に絞るのが現実的です。
| 行 | 何を書くか | どこから分かるか |
|---|---|---|
| 媒体の更新日・契約の節目 | 各求人媒体の契約期間、自動更新の停止期限、年間パックの残枠の期限 | 契約書、請求書、媒体営業への確認 |
| 現場が面接に出られない月 | 部署ごとの繁忙期、決算対応、棚卸し、長期休暇 | 部門長への聞き取り、過去の面接実施記録 |
| 退職・欠員が出やすい時期 | 過去数年の退職月、賞与支給月の直後、年度替わり | 社内の退職記録、人事台帳 |
| 予算の締め | 採用予算の年度区切り、稟議の締切、期をまたげない支出の期限 | 経理・管理部門への確認 |
このうち最も実務に効くのは、媒体の更新日と現場の繁忙期です。更新日を押さえていないと、使っていない媒体が自動更新されて費用だけが出ていきます。繁忙期を知らないと、応募が集まった時点で面接官が確保できず、応募者を待たせることになります。
年間表は「予定表」ではなく「地雷の位置図」として使うと考えると、載せる情報の取捨選択が楽になります。書くべきは、知らないと止まることだけです。
1枚の形
A4横1枚、縦に月、横に4項目。これ以上は増やしません。記入例を挙げます。
| 月 | 媒体・契約 | 面接が取りにくい部署 | 欠員が出やすい | 予算 |
|---|---|---|---|---|
| 1月 | A媒体 年間契約更新（停止期限12/10） | 経理（決算準備） | — | — |
| 3月 | — | 営業（期末） | 年度末退職が出やすい | 年度予算の締め |
| 4月 | B媒体 契約開始 | 全社（新年度対応） | — | 新年度予算の稟議 |
| 7月 | クリック課金の予算上限を見直す | 製造（繁忙） | 賞与支給後 | 上期の消化状況を確認 |
| 10月 | A媒体 残枠の期限 | — | — | 下期の追加申請期限 |
埋まらない欄は空欄のまま残して構いません。むしろ「ここは誰も分かっていない」と見えることに価値があります。空欄が多い月は、その時期が来る前に確認すべき宿題だと分かります。
媒体の行を埋めるには契約の棚卸しが先に必要です。請求書からの逆算など具体的な手順は求人媒体の棚卸しで何を確認するかにまとめています。予算の行については、今年度いくら残っているかが分からない状態だと書きようがないので、今年の採用予算がいくら残っているか分からないときの手順で残額を出してから埋めるとスムーズです。
後任が着任初月に埋める
この表は、前任者に作ってもらえれば一番早いのですが、既に退職している場合も多いでしょう。その場合は後任が着任初月の宿題として埋めます。前任者が在籍中なら、引き継ぎ面談の質問項目にこの4行をそのまま入れてください。
埋める順番は、情報の取りやすさで決めます。
- 媒体・契約の行。契約書と請求書があれば、後任一人でも埋まります。自動更新の停止期限は契約書に書かれていることが多く、不明なら媒体の営業担当に聞けば回答が得られます。
- 予算の行。経理か管理部門に聞けば、年度の区切りと稟議の締切は即答してもらえます。
- 欠員が出やすい時期。過去2〜3年の退職者の退職月を並べるだけで傾向が見えることがあります。ただし件数が少ない会社では偶然の偏りと区別がつかないので、「この時期に多かった」という事実の記録にとどめ、予測として断定しないほうが安全です。
- 面接が取りにくい月。これは聞き取りが必要なので最後になります。部門長に「御社の部署で、面接に30分出るのが難しい時期はいつですか」と直接聞くのが早道です。この質問は、後任が現場に顔を出すきっかけにもなります。
着任初月に全部は埋まりません。半分埋まれば十分です。
月次点検で更新する
一度作って放置すると、半年で実態と合わなくなります。契約は変わり、現場の繁忙期も事業の変化でずれます。
更新は月1回、既存の点検と一緒に行うのが続けやすい方法です。見るのは次の3点だけで足ります。
- 翌々月までの欄に、新しく分かったことを書き足す
- 更新日が近い契約について、継続するか止めるかを今月中に決める
- 現場から「今月は面接に出られない」と言われた事実を、その月の欄に記録する
3つ目が地味に効きます。断られた記録を積み上げていくと、翌年の表が実態に近づいていきます。点検そのものの進め方は引き継ぎ後に運用が元へ戻らないための月次点検で扱っています。
点検役は、後任本人ではなく管理部門に置くほうが続きやすい傾向があります。本人が忙しくなると最初に後回しにされるのがこの手の更新作業だからです。管理部門が月1回「今月の欄、埋まっていますか」と聞くだけで、表は生き続けます。
1枚あると、説明が変わる
年間表の効用は、後任が動けることだけではありません。現場から「いつ採用できるのか」と聞かれたとき、この表があれば「3月は営業部が期末で面接に出られないので、2月中に一次面接を終える設計にします」と、根拠のある説明ができます。社長への報告も、感覚ではなく時期で話せるようになります。
逆に言えば、この1枚がないまま後任だけを置いても、採用は同じ場所で止まります。属人化していたのは手順ではなく、前任者の頭の中にあった時間の感覚だからです。
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