採用担当が産休・育休で1年抜けるときの体制の作り方

採用担当から妊娠の報告を受けた。おめでたい話である一方で、管理部門としては「では採用はどうするのか」を決めなければなりません。しかも、その担当が一人で媒体も紹介会社も面接調整も抱えているとなると、実質的に採用機能がまるごと1年止まる可能性があります。

ただし、退職とは決定的に違う点が2つあります。抜ける時期と戻る時期がおおよそ読めること、そして本人と事前に話せることです。この2つがあるだけで、打てる手はかなり変わります。この記事では、期間が確定している前提での計画の立て方に絞って整理します。体調の事情で急に休みに入るケースや期限が読めない休職については、採用担当が休職したとき、退職と何が違うのかをご覧ください。

まず不在期間の幅を押さえる

法律上、産前休業は出産予定日の6週間前（多胎妊娠は14週間前）から本人の請求により取得でき、産後休業は出産の翌日から8週間は原則として就業させられません。育児休業は原則として子が1歳になるまで、保育所に入れないなどの事情があれば1歳6か月、さらに2歳まで延長できる場合があります。

つまり会社が想定すべきは「1年ちょうど」ではなく、前後に幅のある1年前後です。復帰時期は保育園の結果次第で変わることが多く、延長の可能性も織り込んでおいたほうが安全です。計画は1年で立て、1年半まで伸びても破綻しない形にしておくと、途中で組み直す手間が減ります。

あわせて、復帰直後はフルタイムとは限りません。短時間勤務や子の看護休暇の利用を前提にすると、「復帰＝元の体制に戻る」ではないことが最初から見えてきます。

引き継ぎは産前休業の1〜2ヶ月前から

退職と違い、引き継ぎの締切は最終出社日ではなく産前休業の開始日です。体調によっては予定より早く休みに入ることもあるため、期日の1〜2ヶ月前から着手しておくと、前倒しになっても慌てずに済みます。

時期	やること
産休開始の2ヶ月前	不在期間の見立て、体制方針（代替採用／兼任／外部）の決定
1〜1.5ヶ月前	引き継ぎ書の作成、アカウントと契約の棚卸し、後任候補の決定
3〜4週間前	後任が主・本人が補助の並走期間。実際に応募対応を回してみる
1〜2週間前	進行中の応募者と内定者の状態確認、休業中の連絡ルールの明文化
休業中	変更点の記録、月1回の点検
復帰の1〜2ヶ月前	変更点の共有、復帰後の担当範囲と勤務時間の相談

引き継ぎ書に何を書くかは採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目にまとめています。産休の場合、退職と違って「後から本人に聞ける」余地はありますが、休業中の連絡はあくまで任意の協力です。育児休業中の社員に業務を指示することはできないため、本人に聞かなくても回る状態を目標にしてください。

権限と契約名義は「戻す前提」で置く

ここが退職との最大の違いです。退職なら権限は回収して終わりですが、産休・育休は1年後に本人が戻ってきます。そのときに「権限を取り上げられた」と受け取られない設計にしておきたいところです。

実務上は、次の3点を押さえておくと戻しやすくなります。

媒体や採用管理システムの契約名義は、個人ではなく法人・部署に置く。 本人のアカウントは残したまま、後任のアカウントを新規に発行して管理者権限を付与する形が扱いやすいです。復帰時は後任側の権限を調整するだけで済みます。
人材紹介会社や媒体営業への連絡は「担当が一時的に交代する」と伝え、窓口を複数人にしておく。不在の理由を細かく説明する必要はありません。
面接の合否や条件提示の決裁者を、紙1枚で決め直しておく。本人が判断していた部分が、休業に入った瞬間に宙に浮きます。

アカウントや契約の洗い出しの手順そのものは、退職時と共通です。詳細は採用担当の退職時に回収すべきアカウントと情報を参照してください。なお、復帰時に元のアカウントをそのまま使えるよう、休業中も無効化せずに残すか、いったん停止して復帰時に再発行するかは、社内の情報管理ルールに合わせて先に決めておきます。

代替を採用するか、兼任で耐えるか

1年という期間は、中途半端です。正社員を新たに採るには短く、兼任でしのぐには長い。判断の軸は「採用の量」と「不在期間の確からしさ」の2つで考えると整理しやすくなります。

選択肢	向きやすい状況	注意したい点
兼任（総務・管理部門が持つ）	募集職種が1〜2、応募が月に数件程度	繁忙期が重なると応募対応が後回しになりやすい
社内異動で専任を置く	採用を続ける必要があり、現場を知る人材がいる	異動元の穴埋めが別途必要になる
有期で外部から採用	年間を通じて採用を止められない	1年の有期条件で経験者が集まりにくいことがある
外部に運用を委託	一時的に手を動かす人がほしい	契約終了後に社内へ知見が残りにくい

兼任で耐えられる範囲の目安は総務兼任で採用を回す限界はどこにあるかに整理しています。判断に迷ったら、直近3ヶ月の応募数と面接数を数え、月あたりの作業時間を概算してから決めると、感覚での判断を避けられます。

なお、復帰後に本人と併存させる前提なら、「後任」ではなく「もう一人」を育てる発想に切り替えられます。1年あれば、採用担当の経験がない社員でも実務は回せるようになることが多く、復帰時に採用担当が2名体制になれば、属人化そのものが薄まります。

不在中の変更点を記録しておく

1年経つと、採用の前提はかなり変わっています。媒体の料金プランが改定されている、求人票の記載ルールが変わっている、給与条件を引き上げている、面接官が異動している。本人が戻ったときに、この差分を誰も説明できないと、復帰後の立ち上がりで手間取ります。

そこで、休業中は「変更ログ」を1枚だけ残しておきます。書くのは次の程度で十分です。

契約した／解約した媒体と、その月
求人票で変更した条件（給与、勤務地、応募資格など）
選考フローの変更（面接回数、決裁者）
入社した人と、その応募経路
新しく使い始めたツールやアカウント

月に一度、5分で追記する運用にしておくと続きます。点検の型は引き継ぎ後に運用が元へ戻らないための月次点検が使えます。

復帰は「元に戻す」ではなく「配り直す」

復帰の1〜2ヶ月前に、本人と担当範囲を話し合います。このとき、休業前と同じ業務量を前提にすると、短時間勤務や急な休みで再び業務が止まります。現実的なのは、判断（合否基準、条件提示、媒体の更新可否）を本人に戻し、作業（応募返信、日程調整）は不在中に育った人と分け合う形です。

復帰後にどちらが何を持つかを決めたら、その内容も1枚の表にしておきます。こうしておくと、次に誰かが抜けたときの備えにもなります。

産休・育休は、期間が読める分だけ準備できる一方、社内に人の余裕がなければ「準備する時間そのものがない」という状態になりがちです。採用を止めずに回す人を用意し、その人を1年かけて育てる、という段取りを外に出すこともできます。

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まずは現状の把握からで構いません。採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。ご相談はLINE公式からお願いします。