媒体の営業担当と連絡が切れている。誰に何を頼むか
求人媒体から請求書は届く。けれど、誰に連絡すればいいのか分からない。前任の採用担当が自分の名刺入れと個人のメールボックスだけで媒体の営業担当とやり取りしていた場合、退職と同時にその接点がまるごと消えます。管理画面にログインできても、契約の中身や更新日は画面に出ていないことが多く、結局「人に聞かないと分からない」状態で止まります。
この記事では、媒体の営業担当をどう特定するか、担当が異動していた場合にどこへ連絡するか、そして最初の連絡で何を依頼するかを順番に整理します。採用の知識がなくても、請求書と契約書があれば進められる手順に絞りました。
まず「相手が誰か」を確定させる
媒体の窓口は、大きく分けて二通りあります。媒体の運営会社と直接契約しているか、広告代理店を経由しているかです。請求書の発行元を見れば、どちらかがすぐ分かります。媒体名と違う会社名で請求が来ていれば、代理店経由です。
ここを取り違えると、媒体の運営会社に電話しても「その契約は代理店さんの扱いですので」と返され、一日が無駄になります。最初に確認するのは、請求書の発行元会社名です。 両者の違いは求人広告は代理店経由か、媒体と直接契約かで整理しています。
担当者名にたどり着く手がかりは、社内に残っていることが多いものです。
| 手がかり | 探す場所 | 分かること |
|---|---|---|
| 請求書・納品書 | 経理の保管ファイル、会計ソフトの添付 | 契約先の会社名、金額、請求の周期 |
| 契約書・申込書 | 稟議の添付、総務の契約棚 | 契約期間、担当営業の署名、更新条件 |
| 前任者の社用メール | 退職後も一定期間は閲覧できる場合がある | 担当者の氏名・直通番号・メールアドレス |
| 名刺・名刺管理ツール | 前任者のデスク、社内で共有されていた分 | 担当者名と所属拠点 |
| 稟議・決裁書類 | 社内の承認システム | 契約時の提案内容と金額の根拠 |
前任者の社用メールを停止する前に、媒体名で検索して該当のやり取りを保全しておくと、この先の作業が楽になります。アカウント停止の順番は採用担当の退職時に回収すべきアカウントと情報に譲ります。
担当が異動・退職している場合
媒体の営業担当は入れ替わりが比較的早い職種です。前任者の名刺が2年前のものであれば、同じ人がまだ担当しているとは限りません。メールが不達で返ってくる、電話がつながらないという場合は、次の順で当たります。
- 名刺に記載された支店・営業所の代表番号にかける。契約社名と請求書番号を伝えると、現在の担当者に引き継いでもらえることが多いです
- 媒体の公式サイトにある「掲載中のお客様向け窓口」「カスタマーサポート」から問い合わせる。採用担当の退職で窓口が不明になった旨を書き添えます
- 代理店経由なら、代理店の代表窓口に連絡する。担当者が退職していても、社内で契約は引き継がれているのが通常です
問い合わせの際は、会社名・契約中の媒体名・請求書に記載の顧客番号（または掲載中の求人のURL）を揃えてから連絡してください。この3点があると、先方が契約を特定するまでの時間が短くなります。
なお、退職の事実をどこまで伝えるかは相手によって調整が必要です。不在を強調せず窓口だけ示す伝え方は採用担当の退職を、媒体営業・エージェント・現場にいつ伝えるかにまとめています。
初回の連絡で依頼する4点
連絡がついたら、その場で4つを依頼します。順番に意味があります。先に契約の全体像を押さえないと、原稿を直すべきか止めるべきかの判断ができないためです。
| 依頼する内容 | 具体的に頼む言い方 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| ①契約内容の一覧 | 現在契約中のプラン・オプションを一覧で送ってほしい | 使っていない枠に払い続けていないか確認するため |
| ②掲載中原稿の現況 | いま掲載中の求人と、停止中の求人を教えてほしい | 古い条件のまま応募が入っていないか確認するため |
| ③管理画面の権限付与 | 新しい担当者のアカウントを発行してほしい | 社内で操作できる状態に戻すため |
| ④残期間と更新日 | 契約の終了日と、自動更新の有無・更新停止の期限 | 意図しない更新を避けるため |
③は、媒体によっては管理者権限を持つアカウントからしか追加できない場合があります。前任者のアカウントで止まっているときの対処は求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順を参照してください。
④の更新停止の期限は、口頭ではなくメールで回答をもらってください。「更新の○日前までに書面で通知」といった条件が契約書に書かれていることが多く、言った言わないになりやすい部分です。
この4点は、複数の媒体と契約している場合、媒体ごとに同じ内容を聞きます。 回収した内容を1枚にまとめる手順は求人媒体の棚卸しで何を確認するかで扱っています。
「今は買わない」をどう伝えるか
採用担当が辞めたと知ると、営業側は提案の機会と受け取ります。悪意ではなく職務上の自然な反応ですが、こちらは社内に採用の判断ができる人がいない状態です。この時期に新しいプランを決めると、後から見て説明できない支出になりやすくなります。
断るのではなく、段階を分けて伝えるのが角を立てずに済む方法です。
- 「まず現状の契約を正確に把握したいので、今回は情報のご提供だけお願いします」
- 「追加の掲載やプラン変更は、社内の体制が決まってから改めてご相談します」
- 「見積もりをいただく場合は、比較できるよう書面でお願いします」
提案を受ける段階になったときに何を確認するかは媒体営業の提案と見積もりを、素人がどう評価するかにまとめました。少なくとも、応募対応をする人が社内に戻るまでは、掲載を増やす判断は保留にしておく方が無難です。応募が来ても返信できない状態では、費用だけが出ていきます。
連絡先を個人に戻さない
担当者と再びつながったら、次は同じことが起きない形にします。やることは2つです。
ひとつは、媒体側に登録する自社の連絡先を、個人名のメールアドレスではなく recruit@ のような共用アドレスに変更してもらうこと。もうひとつは、媒体名・担当者名・直通連絡先・契約更新日を1枚の表にして、社内の共有フォルダに置くことです。名刺入れの中にしか情報がない状態に戻さないだけで、次の交代時の負担がかなり変わります。
自社で進めるのが難しいとき
ここまでの作業は、やること自体は難しくありません。ただし、媒体が3つ4つとあり、代理店も混ざり、そのうえ通常業務を抱えているとなると、着手が後ろ倒しになりがちです。その間も掲載料は発生し、応募者は待っています。
株式会社Talencoの採用担当引き継ぎ代行は、止まった求人活動の復旧、後任の採用担当の採用、そして引き継ぎと業務改善までを4ヶ月で請け負います。媒体営業との窓口の再接続や契約の棚卸しは、最初の工程に含まれます。後任は採用担当の経験者である必要はなく、当社が育てて引き継ぎます。費用は料金プランをご確認ください（標準プラン4ヶ月・200万円／税別・広告費込み・分割可）。
まずは「採用ストップ診断」として、媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸しまでを無料で行っています。ご相談はLINE公式からお願いします。