自社だけで復旧できるか、外に出すかの判断チェック

採用担当が辞めて求人が止まったとき、多くの会社はまず「社内でなんとかできないか」を考えます。これは正しい順番です。外部に頼めば費用がかかりますし、社内に誰も採用が分かる人がいない状態を、もう一度外部依存で埋めることに抵抗があるのも自然なことです。

一方で、「なんとかなりそう」と判断してから2ヶ月後に結局動いていない、という状態もよく起こります。この記事は外注をすすめるためのものではありません。自社だけで復旧できる条件を先に並べ、そのうち何が欠けているかを見て判断できるようにするためのものです。4つの条件がそろっていれば、外に出す必要はないことが多いと考えています。

まず、自社で回せるなら自社で回したほうがいい

理由は2つあります。ひとつは費用です。求人媒体の掲載費以外に外部委託費が乗らないぶん、当然安くなります。もうひとつは、復旧の過程そのものが社内のノウハウになることです。誰がどの媒体を契約していて、応募から面接までに何日かかっていて、現場の面接官が何時に空いているのか。これらは一度自分たちで洗い出すと、次に担当が抜けたときの復旧が速くなります。

問題は、「回せるかどうか」を気合いや意欲で判断してしまうことです。採用の復旧作業は、判断の難しさよりも連絡が途切れないことで決まる部分が大きく、そこは根性ではなく時間の確保と権限の問題になります。

判断に使う4つの条件

次の4つを順に見てください。3番目と4番目は見落とされがちですが、実際に止まる原因になりやすい項目です。

条件	満たしている状態
① 手を動かせる人の時間	特定の1人が、週に数時間を採用に確実に使える。他業務の繁忙期にも削られない
② 媒体と契約の情報	契約中の媒体が何社か分かり、管理画面にログインでき、請求書の出どころが説明できる
③ 面接官と決裁者	面接官が週内に日程を返し、採用可否と条件を決める人が決まっている
④ 募集職種の数	いま動かす職種を1〜2に絞れる。または絞ることに現場の合意が取れる

① 手を動かせる人が、週に何時間確保できるか

採用の実務は、まとまった時間よりも細切れの反応速度で決まります。応募が入ったら翌営業日までに返す、面接官の空きを押さえる、辞退の連絡に返信する。この繰り返しです。

必要な時間は応募数と職種数で変わるため一律には言えませんが、「手が空いたらやる」では足りないことが多いです。カレンダーに固定の枠を置けるかどうかが分かれ目になります。自社の実際の工数は、直近3ヶ月の応募数から概算できます。感覚で決める前に採用業務は月何時間かかるのか、測ってから後任を決めるの手順で一度出しておくと、この判断の精度が上がります。

なお、時間があっても「決められない人」に任せると止まります。返信文の言い回しひとつを上司に確認していると、そのたびに1日が失われます。

② 媒体と契約の情報が社内に残っているか

ここが欠けると、他の3つがそろっていても動けません。管理画面に入れなければ掲載を直せず、契約が分からなければ止めることも増やすこともできません。

確認するのは、契約中の媒体の一覧、各媒体の管理者アカウント、更新日と自動更新の有無、請求書の宛先です。前任者の個人メールアドレスで登録されている場合は、認証メールが届かず復旧に日数がかかることがあります。手順は求人媒体の棚卸しで何を確認するかにまとめています。

③ 面接官と決裁者が動くか

採用担当が不在でも、面接官が日程を返し、決裁者が条件を判断できれば選考は進みます。逆に、採用担当を採り直しても、現場が面接日程を1週間放置する体質なら同じところで止まります。

確認したいのは、面接を担当できる人が複数いるか、日程の返答が2営業日以内に返ってくるか、給与の上限を即答できる人が誰か、の3点です。この3つ目が曖昧なままだと、内定を出す直前で必ず止まります（ここは社内で先に確認してください）。

④ 募集職種を1〜2に絞れるか

採用の専門家でない人が兼任で回す場合、同時に扱える職種は多くありません。職種が増えると、原稿も媒体も面接官も応募者の管理も倍になります。現場からの要望をそのまま並べて5職種を同時に再開すると、どれも中途半端になりやすいです。

絞る基準と、止める職種を現場にどう説明するかは募集職種が複数あるとき、どれから再開するかで扱っています。

1つ欠けると、何が遅れるか

4つのうち何が欠けているかで、詰まる場所が変わります。対応づけると次のようになります。

欠けている条件	起きやすいこと	社内で埋める場合の手当て
① 時間	応募への返信が数日〜週単位で遅れ、面接設定率が下がる	兼任者の他業務を減らす。返信当番を2人に分ける
② 媒体・契約情報	掲載を直せず、不要な課金が続く。再開自体が数週間後ろにずれる	請求書から契約を逆算し、媒体営業に連絡して名義を法人へ移す
③ 面接官・決裁	日程調整と内定直前で滞留し、応募者が他社に流れる	面接官の空き枠を先に押さえる。給与の上限を事前に決裁しておく
④ 職種数	どの職種も応募が薄く、原稿の見直しに手が回らない	今月動かす職種を1〜2に決め、他は掲載を止める

4つがそろっているなら、外に出す理由は基本的にありません。 求人を再開し、応募に返信し、面接を設定するところまでは社内で進められます。この場合に読むべきは外注比較の記事ではなく、復旧の手順そのものです。

欠けているのが1つで、その1つを社内の調整で埋められる見込みがあるなら、それも自社対応の範囲です。たとえば「時間がない」が理由なら、兼任者の他業務を一時的に外す判断を経営側が下せば解決します。

2つ以上欠けているとき

問題は、欠けている項目が2つ以上あり、かつ社内の調整では埋まらない場合です。よくあるのは「時間もない」「媒体の情報も分からない」の組み合わせで、この状態だと調べながら進めることになるため、実働以上に日数がかかります。求人を止めている期間が延びるほど、再開は復元ではなく作り直しに近づいていきます。

このとき取りうる選択肢と費用の目安を並べると、次のようになります。金額はいずれも税別で、当社のプランは広告費込み・分割払いに対応しています。

選択肢	費用の目安	残るもの
社内の誰かが兼任で復旧	追加費用なし（社内工数）	手順と知見が社内に残る。他業務が圧迫される
求人活動の復旧だけ外部に出す	当社の復旧プランで2ヶ月80万円	掲載と応募対応が動く状態。後任は別途必要
復旧と後任採用・引き継ぎまで	当社の標準プランで4ヶ月200万円	後任本人と手順書、判断基準が社内に残る

後任を人材紹介で採る場合の総額と比べたいときは採用担当の後任を人材紹介で採ると総額いくらかかるかを参照してください。経験者に限定するかどうかで前提が変わります。

判断そのものを保留にしないこと

いちばん避けたいのは、「自社でやる」とも「外に出す」とも決めないまま時間が過ぎることです。この状態では、媒体費だけが出ていき、選考中だった応募者は他社へ移っていきます。判断を保留にしている間も、コストは静かに発生し続けます。

上の4項目は、30分あれば社内で確認できます。まず4つを埋めてください。そろっていれば自社で進める、2つ以上欠けていて社内調整で埋まらないなら外部を検討する。それだけの判断で十分です。

自社で足りるかどうかの切り分けに迷う場合は、判断材料の洗い出しからご相談いただけます。採用担当引き継ぎ代行では、契約中の媒体アカウント・契約の状況・進行中の応募者の棚卸しを行う「採用ストップ診断」までを無料で実施しています。診断の結果、社内で回せると判断できればそのまま進めていただいて構いません。費用の内訳は料金プランをご覧ください。ご相談はLINE公式からお受けしています。