採用業務は月何時間かかるのか、測ってから後任を決める
採用担当が抜けたあと、「後任は専任で置くべきか、それとも総務の誰かに兼任で持たせられるか」を決める場面が来ます。このとき判断の材料になっているのが「前任者はけっこう忙しそうだった」「いや、そこまで手はかかっていないはずだ」という印象だけ、というケースは珍しくありません。印象で決めると、専任を置いて手が余るか、兼任にして半年で破綻するかのどちらかに寄りやすくなります。
採用業務は、実は月あたりの時間を概算できる種類の仕事です。応募数と面接数という、記録から拾える数字に比例する部分が大きいからです。この記事では、直近3ヶ月の実績から月あたりの工数を出し、専任・兼任の判断に使うまでの手順を整理します。あわせて、出てきた数字が求人票の任せる範囲や兼任手当の設計にも使えることまで触れます。
「忙しそうだった」が引き継ぎの根拠にならない理由
前任者が忙しく見えていた理由は、業務量だけではありません。応募が来るタイミングが読めないため常に反応を求められていた、面接官のスケジュール調整で何往復もしていた、といった「待ちと割り込み」が体感を膨らませます。逆に、実作業は少ないのに常に気を張っている状態も起こります。
体感を根拠にすると、後任の設計が二方向に外れます。過大に見積もれば専任を採るコストが必要以上に膨らみ、過小に見積もれば兼任者が応募対応を後回しにして、返信が遅れます。返信の遅れは応募者の離脱に直結するため、ここを読み違えると採用そのものが成立しません（応募者への返信速度が採用結果をどう変えるか）。
必要なのは、業務量を「件数に比例する部分」と「件数に関係なく発生する部分」に分けることです。 この2つを混ぜたままだと、応募が増えたときにどこから溢れるのかが見えません。
採用業務を3つの箱に分ける
採用業務は、次の3つに分けると測れる形になります。
| 箱 | 中身の例 | 増え方 |
|---|---|---|
| 固定時間 | 媒体の管理画面確認、原稿の修正、媒体営業やエージェントとのやり取り、社内への進捗報告 | 応募数が0でも発生する。募集職種数と契約媒体数で増える |
| 応募連動 | 応募内容の確認、書類選考、一次連絡、日程調整、不採用連絡、応募者データの記録 | 応募1件ごとに増える |
| 面接連動 | 面接官の日程押さえ、会議室・オンラインURLの手配、当日の受付と同席、評価の回収、合否連絡、内定後のフォロー | 面接1件ごとに増える |
この分け方をすると、「募集職種を1つ増やす」と固定時間が増え、「広告を強めて応募を倍にする」と応募連動が増える、という違いが見えます。兼任で回している会社が繁忙期に破綻するのは、たいてい応募連動と面接連動が同時に膨らむ月です。兼任の限界そのものについては総務兼任で採用を回す限界はどこにあるかで扱っているので、ここでは時間の出し方に絞ります。
直近3ヶ月の応募数と面接数を拾う
前任者がいなくても、次の場所から件数は復元できます。
- 求人媒体の管理画面（応募一覧に日付が残っています。ログインできない場合は求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順を先に）
- 採用専用メールアドレスの受信履歴
- 会議室の予約履歴、面接官のカレンダー
- 人材紹介会社からの推薦メール
拾うのは「月別の応募数」「月別の面接実施数」「月別の内定・入社数」の3つで足ります。3ヶ月分あれば、季節変動をある程度ならせます。1ヶ月だけ極端に多い月があれば、その月を「繁忙期の上限」として別に持っておくと後で使えます。
1件あたりの時間を置いて概算する
1件あたりの所要時間は会社ごとに幅があるため、他社の数字を借りずに自社で置くほうが精度が上がります。置き方は2通りです。ひとつは、現在応募対応をしている人に「1件届いたら、返信を出し終わるまで何分かかるか」を実測してもらう方法。もうひとつは、前任者が在籍中であれば本人に聞く方法です（採用担当の退職が決まったら、在籍中にやっておくこと）。
下は計算の形を示すための仮の数字です。自社の実測値に置き換えて使ってください。
| 項目 | 1件あたり（仮） | 月の件数（仮） | 月の時間 |
|---|---|---|---|
| 固定時間（媒体2社・募集2職種） | — | — | 10時間 |
| 応募対応 | 30分 | 40件 | 20時間 |
| 面接1件の調整・同席・記録 | 60分 | 8件 | 8時間 |
| 内定後フォロー・入社手続き | 120分 | 1件 | 2時間 |
| 合計 | 40時間 |
月40時間は、所定労働を月160時間とすると全体の4分の1にあたります。ここで見るべきは「40時間を誰かの空き時間に入れられるか」ではなく、その4分の1を空けるために、その人の既存業務から何を外すかです。外す業務を決めずに兼任を発令すると、採用が後回しになる側に倒れることが多くなります。
繁忙期の上限も同じ式で計算しておきます。応募が80件に増えれば応募対応は40時間、合計は60時間を超えます。この上限が兼任者の許容量を超えるなら、その月だけ外に出すか、募集職種を絞るかを事前に決めておくと事故が減ります。
出た数字を専任・兼任の判断に使う
判断の粒度は、次のように置くと迷いにくくなります。
- 月20時間程度で収まり、繁忙期でも40時間を超えない → 兼任で持てる範囲のことが多い。ただし応募対応の当番を2人にして、不在時に止まらない形にしておく
- 月40〜80時間 → 兼任だと他業務との衝突が起きやすい。兼任＋外部委託、または専任の検討域
- 月80時間を超える、または募集職種が4つ以上ある → 専任を置くか、作業部分を外に出す前提で設計する
金額との比較は、専任の人件費と外部委託費を並べて考える必要があります。年間の採用人数によって割高になる側が入れ替わるため、採用担当を正社員で置くか、外部委託と兼任で回すかも合わせて確認してください。
数字は求人票と手当の設計にも使える
工数を出す作業には、副産物があります。
ひとつは、後任を募集する求人票の精度です。「採用業務全般」と書くと応募者は範囲を想像できませんが、「募集職種2つ、月の応募40件前後、面接同席は月8件程度」と書けば、任せる範囲が伝わります。経験年数の要件を並べるより、こうした量の提示のほうが応募判断の材料になりやすいです（採用担当を採用するときの求人票の書き方）。
もうひとつは、兼任させる場合の手当と評価です。手当額を残業時間から逆算すると、繁忙期だけ膨らんで平時は説明がつかなくなります。「担う範囲」で決めるほうが安定します。応募対応と日程調整までなのか、原稿修正と媒体折衝も含むのか。範囲が数字で書けていれば、兼任を解除する条件（応募数が月何件を超えたら外に出す、など）も先に決められます。
測ったつもりにならないための注意
この概算に乗らないものが2つあります。ひとつは判断の時間です。合否の迷い、条件の交渉、現場との調整は、件数に比例しません。もうひとつは、止まっていた期間の復旧作業です。掲載が切れた求人の再開、宙に浮いた応募者への連絡、契約の棚卸しは一度きりの作業で、平常時の月次工数とは別枠で見積もる必要があります。
つまり、この記事で出す数字は「平常運転に戻った後の必要工数」です。今まさに止まっている状態の作業量とは分けて考えてください。
工数が出ると、後任を専任にするか兼任にするか、外に出す範囲をどこまでにするかの議論が、印象論から離れます。まずは直近3ヶ月の応募数と面接数を拾うところから始めてみてください。
自社で数えようとして、そもそも媒体の契約や進行中の応募者の全体像が分からない、という状態であれば、そこから一緒に整理できます。採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧、後任の採用、引き継ぎと業務改善までを4ヶ月で担い、後任は採用担当の経験者でなくても当社が育てて引き継ぎます。費用は料金プランをご確認ください。
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