現場の面接官を増やすときに、最低限渡すもの

採用担当が退職すると、求人の掲載や応募対応より先に「面接をする人がいない」という形で詰まることがあります。これまで前任者が一次面接をまとめて担当していた会社ほど、応募は入ってくるのに面接の枠が出せず、日程調整のメールが止まったままになりがちです。

この状態を最短で動かす方法は、外部に頼むことでも後任を急いで採ることでもなく、現場の社員に面接官を増やすことです。配属先の上長や同じ職種の社員は、仕事内容をすでに知っています。足りないのは面接のやり方だけで、それは数枚の紙と1回の同席で渡せることが多いものです。この記事では、新しく面接官を任せる人に最低限渡す3点と、立ち上げの手順に絞って整理します。

誰に頼むかは「配属先」から選ぶ

面接官の人選で迷ったら、その人が入社したときに一緒に働く部署から選ぶのが基本です。仕事内容を自分の言葉で説明できる人であれば、応募者からの「実際どんな一日ですか」という質問に答えられます。人事の知識は要りません。

一方で、面接官を増やすほど判断はばらつきます。ここでは立ち上げを優先し、ばらつきの是正は運用が回り始めてから着手する順番をおすすめします。揃え方は現場の面接官によって評価がばらつくときの揃え方にまとめています。

新しい面接官に渡す3点

渡すものは3つに絞ります。分厚いマニュアルを作ると、読まれないまま面接日が来ます。

渡すもの	分量の目安	何のために渡すか
質問の型（5問＋会社から伝える3点）	A4で1枚	面接官が違っても同じ情報が取れる
聞いてはいけない質問の一覧	A4で半枚	会社としてのリスクを避ける
評価の記入欄	A4で1枚	判断の根拠が後から追える

1. 質問の型

30〜45分の面接を前提に、5問だけ決めておきます。順番も固定します。

これまでの仕事の内容（担当していた範囲、扱っていた量）
直近で自分が一番手を動かした仕事を、状況・やったこと・結果の順で
転職を考えた理由と、次の職場で避けたいこと
こちらから仕事内容を説明したうえで、できそうか／不安な点はどこか
条件の確認（入社可能日、勤務地、給与の希望、他社の選考状況）

そして会社側から必ず伝える3点を、質問の下に書いておきます。仕事内容、勤務時間と休日、次のステップと結果連絡の時期です。ここが抜けると、応募者は「よく分からない会社」という印象のまま帰ります。給与や条件を面接官が即答してよい範囲は、事前に決めておいてください。曖昧に答えると後から食い違いが起きます。

2. 聞いてはいけない質問

面接官が増えると、悪気なく踏み込んでしまう質問が出ます。厚生労働省は公正な採用選考の考え方として、本人に責任のない事項（本籍・出生地、家族の職業や収入、住宅状況、生活環境など）や、本来自由であるべき事項（宗教、支持政党、思想信条、購読している新聞や愛読書など）を採用の判断材料にしないよう示しています。詳細は同省の「公正な採用選考」のページを確認してください。

実務上は、次の形で渡すと伝わりやすいことが多いです。

家族、出身地、住んでいる家、宗教、支持政党については聞かない
結婚や出産の予定は、性別を問わず聞かない
健康状態は、業務に直接関係する範囲に限る
雑談で触れてしまったときは、その話題を評価に使わない

一覧は面接官の手元に置いておき、面接中に見えるようにします。覚えさせる必要はありません。

3. 評価の記入欄

自由記述だけの用紙は、書く人によって分量が変わり、後から比較できなくなります。項目を絞り、それぞれ一言で書ける形にします。

仕事の経験が募集内容と合っているか（合う／一部合う／合わない＋一言）
説明した仕事内容に対する反応（前向き／確認事項あり／消極的＋一言）
一緒に働く現場から見た懸念点（あれば一文、なければ「なし」）
今回確認できなかったこと（次の面接で聞いてほしいこと）
次に進めたい／迷う／見送りの3択と、その理由を一文

記入して提出するまでを面接の一部として扱い、当日中の提出を依頼してください。 記憶が残っているうちでないと、理由の一文が書けません。前任者の判断基準が残っていない会社では、この記入欄そのものが新しい基準の出発点になります。

1回目は必ず同席させる

新しい面接官の初回は、単独にしないでください。社長や管理部門の責任者が同席し、次のように分担します。

新任者は、質問の型のうち1〜2問と、仕事内容の説明を担当する
残りの質問と、条件の確認、次のステップの案内は同席者が担当する
面接後に10分だけ振り返り、評価欄を2人でそれぞれ書いて突き合わせる

この10分が、口頭でのマニュアル代わりになります。2回目から単独に切り替え、合否は単独で決めず、記入欄をもとに決裁者が判断する運用にしておくと事故が起きにくくなります。急な面接に備える最低限の準備は社長が急に面接するときの準備（質問と評価の最低ライン）にもまとめています。

面接官の時間は月にどれくらい見込むか

現場に依頼するとき、「少し手伝ってほしい」では引き受けてもらえません。月の時間を数字で示したほうが話が早く進みます。以下は目安で、職種や面接の長さによって変わります。

内訳	1件あたりの目安	月4件の場合	月8件の場合
面接の実施	45分	約3時間	約6時間
事前の書類確認	10分	約40分	約80分
評価欄の記入	10分	約10分×4	約10分×8
面接枠の提出・調整	月30分（固定）	約30分	約30分
合計	—	月5時間前後	月9時間前後

直前のキャンセルや日程変更が入ると、ここから1〜2割増えることがあります。面接官が1人だと欠勤や出張で止まるため、同じ部署で2人を立てておくと安全です。なお、面接官の空き枠を先に押さえておくと調整の往復が減ります。その進め方は面接の日程調整が止まったときの立て直し方で扱っています。

依頼するときに一緒に決めておくこと

現場に面接を頼むときは、次の3点を口頭でなく書面で示しておくと、後から「聞いていない」が起きにくくなります。

いつからいつまでの期間、面接官を担ってもらうのか
月に何件、何時間を見込むのか（上記の表をそのまま使えます）
面接官の役割はどこまでか（合否を決めるのか、意見を出すまでか）

期間を区切っておくと引き受けてもらいやすく、後任の採用担当が立ち上がった時点で戻す判断もしやすくなります。

面接官を増やすのは、止まった選考を動かすための応急処置としては有効です。ただしこれだけでは、求人の掲載や応募への返信、媒体の管理は止まったままです。社内の誰かが面接を持ち、その外側の実務と後任の育成を外に出す、という分け方が現実的なことが多いと考えています。

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