入社前健康診断の手配が止まっているとき
内定者から「健康診断はどこで受ければいいですか」と連絡が来て、はじめて手配が止まっていたことに気づく。前任の採用担当が医療機関とのやり取りを一人で持っていた会社では、よくある詰まり方です。入社日は決まっていて、本人は在職中で、こちらは受診先も費用の扱いも分からない——という状態から動くことになります。
健康診断は、内定者フォローや書類回収と違って「相手の予約枠」という社外の制約が入ります。社内で急いでも埋まらない日数があるので、入社日から逆算して今どこにいるかを先に確認するのが実務的です。
まず「雇入時の健康診断」が何かを押さえる
入社前後に受けてもらう健康診断は、法令上は「雇入時の健康診断」と呼ばれるものです。労働安全衛生規則第43条で、常時使用する労働者を雇い入れるときに医師による健康診断を行うことが事業者に義務づけられています。福利厚生ではなく、会社側の義務として位置づけられている点が出発点です。
押さえておきたいのは次の3点です。
- 検査項目は規則で定められています（既往歴・業務歴の調査、自覚症状と他覚症状の有無、身長・体重・腹囲・視力・聴力、胸部エックス線、血圧、貧血検査、肝機能検査、血中脂質検査、血糖検査、尿検査、心電図）。一般的な「健康診断」のコースだと一部が含まれないことがあるため、医療機関には「雇入時健診の項目で」と伝えて予約すると行き違いが減ります
- 入社前おおむね3ヶ月以内に同じ項目の健診を受けており、本人がその結果証明書を提出できる場合は、重複する項目を省略できる扱いがあります。在職中の内定者は直前に会社で受けていることがあるので、最初に確認する価値があります
- 費用は事業者が負担するものと解されています。社内に前例が見つからない場合でも、本人に自己負担させる前提で案内しないほうが無難です
なお、パート・契約社員などで所定労働時間が短い場合は「常時使用する労働者」に当たるかの判断が入ります。判断に迷うときは顧問社労士や労働基準監督署に確認してください（顧問社労士に採用業務をどこまで頼めるか）。
入社日から逆算する
逆算で見ると、動かせない日数がはっきりします。以下は一般的な目安で、医療機関や検査項目によって前後します。
| 時点 | やること | 目安 |
|---|---|---|
| 入社日の4〜5週間前 | 受診先の特定、費用負担と支払い方法の確認 | 社内調査に2〜3日 |
| 入社日の3〜4週間前 | 本人へ案内、予約 | 予約が取れるまで数日〜2週間かかることがある |
| 入社日の2〜3週間前 | 受診 | 当日は半日程度 |
| 受診から1〜2週間後 | 結果の書類が出る | 医療機関により日数差が大きい |
| 入社日まで | 書類を受領し保管 | — |
詰まりやすいのは「予約」と「結果が出るまで」です。胸部エックス線や血液検査を含むため当日結果とはならず、書面の発行までに時間がかかることが多いところです。在職中の内定者は平日に休みを取る必要があり、土曜受診ができる医療機関を探す必要も出てきます。
すでに入社日まで2週間を切っている場合は、逆算を続けるより先に「受診日を1日でも早く確保する」ことに絞って動いたほうが結果的に早く収まります。
提携医療機関との契約状況を確認する
前任者が特定のクリニックや健診センターと話をつけていた場合、その関係は契約書の形で残っているとは限りません。次の順で探すと見つかりやすくなります。
- 経理の支払い履歴。健診費用は医療機関名義で請求が来ているので、直近1年の支払先を「クリニック」「健診」「メディカル」などの語で検索すると候補が出ます
- 直近に入社した社員のファイル。提出された診断書の用紙に医療機関名と連絡先が印字されています
- 定期健康診断の手配先。全社員の定期健診を同じ医療機関に出していることが多く、総務側に窓口が残っている場合があります
- 前任者の社内メール。「健診」「予約」で検索し、やり取りの相手と添付の案内文を拾います
見つかったら、医療機関に電話して①法人として枠を持っているか②雇入時健診の料金と支払い方法（会社請求か立替精算か）③予約の取り方④結果書面の送付先、の4点を確認します。契約が見つからなければ、近隣の健診機関に個別予約を入れても問題はありません。費用は相場として1万円前後を見ることが多いものの、項目や地域で差があるため、見積もりを取ってください。
結果の書類の扱いと保管
受け取った結果は、健康診断個人票として5年間保存することが規則で定められています（労働安全衛生規則第51条）。あわせて、社内の扱いを次のように決めておくと後任が迷いません。
- 置き場所は、応募者書類とは別の施錠できる場所、またはアクセス権を限定した共有フォルダ
- 閲覧できる人を決める。健康情報は配属先の上長が自由に見てよい性質のものではありません
- 診断結果に所見があった場合の対応は、産業医または顧問社労士に相談する前提で動線を決めておく
採用側と労務側のどちらが受け取り、どちらが保管するかが曖昧だと、書類が机の上で止まります。境界の引き方は採用と入社手続きの担当を、どこで区切るかで整理しています。
受診が間に合わないとき、入社日をどうするか
結論から言うと、健診の遅れを理由に入社日をずらす必要は通常ありません。雇入時健診は「雇い入れる際」に行うものとされており、入社直後の受診でも対応できる場合が多いためです。入社日を動かすと、本人の退職日や社会保険の手続きにも影響が出ます。
| 状況 | 現実的な選択 |
|---|---|
| 予約が入社日より後にしか取れない | 入社後すぐの受診日を確保し、本人に日程を書面で伝える |
| 結果の書面が入社日に間に合わない | 受診済みであれば入社に支障はない。書面は届き次第ファイル |
| 本人が直近3ヶ月以内に受診済み | 結果証明書の提出で重複項目を省略できないか医療機関・社労士に確認 |
| 受診先が見つからない | 近隣の健診機関に個別予約。提携は後から整える |
ここで一番避けたいのは、連絡が途絶えることです。内定者から見ると、健診の案内が来ないことは「入社の準備が進んでいない」というサインに映ります。受診日が確定していなくても「担当が替わり、現在手配中です。今週中に受診先をご案内します」と一度送っておくだけで、印象は変わります。入社直前に止まりやすい他の手続きは入社直前の内定者の手続きが止まっているときの確認項目にまとめています。
同じ止まり方を繰り返さないために
健診の手配は、作業そのものは難しくありません。難しいのは「どこに予約して、誰が払い、どこに保管するか」が前任者の頭の中にしかない状態です。今回動かした内容を、受診先の連絡先・費用・支払い方法・案内メールの文面・保管場所の5点だけでもメモに残しておくと、次に担当が替わっても同じ探し方をせずに済みます（採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目）。
採用担当が抜けたあとは、健診に限らず契約・媒体・進行中の応募者が同時に宙に浮きます。どこまでが自社で戻せて、どこから手が足りないのかを一度棚卸ししてみてください。
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