どの媒体から採れていたか分からないとき、次の契約更新をどう決めるか

採用担当が退職したあと、求人媒体の営業担当から「来月で掲載期間が終わります。更新いかがしますか」という連絡が入る。社内の誰も、その媒体から何人採れたのかを答えられない。請求書を見れば契約があることは分かるが、成果が分からないので、続けるべきか止めるべきかの判断材料がない——こうした状況は、応募経路の記録を前任者が個人の記憶やメールの中だけで持っていた会社でよく起きます。

ここで困るのは「無駄な費用を削りたいが、実は一番効いていた媒体を止めてしまうかもしれない」という両面のリスクです。この記事では、記録が無い状態から過去の成果をどこまで復元できるか、復元しきれない場合にどう更新の可否を決めるかを、順番に整理します。契約そのものの洗い出しがまだの場合は、求人媒体の棚卸しで何を確認するかを先に済ませておくと、この記事の内容がそのまま使えます。

なぜ「どこから採れたか」が消えるのか

応募経路は、応募が入った瞬間にしか正確に分かりません。媒体からのメール通知、管理画面の応募一覧、エージェントからの推薦メール——入口はバラバラで、それを一箇所にまとめる作業は担当者の手作業に依存します。担当者が一人で回している会社では、まとめる相手が自分しかいないため、記録を残す動機が働きにくい。結果として、入社した人の顔と媒体名が本人の頭の中だけで結びついた状態になります。

そして退職とともに、その結びつきが消えます。残るのは請求書と契約書だけ。費用の記録は残るのに、成果の記録だけが消えるというのが、この問題の構造です。

成果を復元する3つの方法

完全な復元は難しいことが多いですが、更新の可否を決められる程度の精度なら、次の3つで近づけます。

1. 過去の入社者の入社日から契約期間を逆算する

直近1〜2年の入社者リスト（労務側に必ず残っています）を並べ、それぞれの入社日から2〜3ヶ月さかのぼった時期に、どの媒体が掲載中だったかを請求書と突き合わせます。応募から入社までの期間は職種によって幅がありますが、中途採用なら1〜3ヶ月程度に収まることが多いため、この逆算でおおよその候補が絞れます。

その時期に掲載していた媒体が1つだけなら、その媒体経由である可能性が高い。複数が重なっていれば絞れませんが、「少なくともこの媒体は、入社者が出た期間に一度も掲載していない」という消去法は成立します。

2. 媒体の管理画面に残る応募件数だけで比べる

多くの媒体は、管理画面に過去の応募件数を保持しています。採否まで追えなくても、応募が何件来ていたかは分かる。応募がゼロ、または年間で数件しか来ていない媒体は、採用に寄与していた可能性が低いと判断しやすくなります。

管理画面にログインできない場合は、求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順の順に復旧を進めてください。更新日までに間に合わないときは、次の方法に切り替えます。

3. 営業担当にレポートを出させる

媒体の営業担当は、自社の管理画面より詳しいデータを持っていることがあります。掲載期間中の表示回数、クリック数、応募数、同業他社との比較などです。「更新の検討にあたって、これまでの掲載実績をまとめて出してほしい」と依頼すれば、多くの場合は資料が出てきます。

ただし、提案資料は次の契約を取るために作られます。数字の出し方に幅があるため、鵜呑みにせず読み方を決めておく必要があります。評価の観点は媒体営業の提案と見積もりを、素人がどう評価するかにまとめてあります。

復元方法	分かること	限界	かかる時間の目安
入社日からの逆算	どの媒体が「効いていた可能性がある」か	掲載が重なる期間は絞れない	半日〜1日
管理画面の応募件数	応募が来ていたか／来ていなかったか	採否まで追えないことが多い	媒体ごとに30分〜
営業担当のレポート	表示・クリック・応募の推移	更新提案とセットで出てくる	依頼から数日〜1週間

3つとも試したうえで結論が出なくても、それは失敗ではありません。「応募がゼロだった媒体」「入社者が出た時期に掲載していなかった媒体」を外すだけでも、判断対象はかなり減ります。

それでも決まらないなら、1媒体ずつ止めて様子を見る

残った媒体の優劣がつかない場合は、机上で結論を出そうとせず、実際に止めて確かめる方法があります。ポイントは、一度に全部止めないことです。全部止めると応募がゼロになり、どの媒体が効いていたのかは結局分からないまま、再開時の立ち上げ直しだけが重くなります。

進め方は次の通りです。

残った媒体を、年間費用の高い順に並べる
最も高い1つを、次回の更新で止める（または最小プランに落とす）
止めた後の1〜2ヶ月、応募件数の変化を見る
目立った減少がなければ、次に高い媒体で同じことを繰り返す

観察期間は、もともとの応募ペースによります。月に10件以上来ている職種なら1ヶ月で傾向が見え、月に数件の職種なら2ヶ月は見ないと季節変動と区別がつきません。季節要因を避けるため、比較する月はできるだけ前年同月や直前の数ヶ月と並べてください。

なお、契約期間の途中では止められない媒体もあります。自動更新の停止期限を過ぎると次の期間が確定してしまうため、求人媒体を解約したいとき、途中解約できるのかで更新日と通知期限を先に確認しておくと、この段取りが組みやすくなります。

更新日までに使える暫定の判断基準

更新日が迫っていて検証の時間が取れないときは、以下のように仮のルールを置いて決め、次回に持ち越すのが現実的です。

分かっている状態	今回の扱い	次回までにやること
応募件数がゼロ〜ごく少数	更新しない、または最小プランへ	特になし
応募はあるが採用に至っていない	原稿を直したうえで1期だけ更新	応募経路の記録を開始
入社者が出た時期と掲載期間が重なる	更新する	次期の応募経路を記録して裏を取る
まったく判断材料がない	費用が高い順に1つだけ止める	止めた影響を1〜2ヶ月観察

この表は、成果が分からない状態での暫定のふるい分けです。応募はあるのに採用に至っていない場合、媒体ではなく原稿や条件が原因のこともあります。その切り分けは応募が来ない求人を立て直す優先順位を参照してください。

次の契約更新で同じ思いをしないために

今後のために必要なのは、複雑な分析ではなく、応募を受け付けた時点で経路を1列記録することだけです。応募者管理表に「応募経路」という列を1つ足し、媒体名またはエージェント名をそのまま書く。それだけで、次の更新日には「この媒体から何人応募が来て、何人が面接に進み、何人が入社したか」を数えられます。

記録先は、担当者の個人フォルダではなく共有の場所に置いてください。管理表の最小構成は応募者管理表をExcelで作り直す。最低限の列と運用ルールにまとめています。

判断材料の復元から任せる場合

過去の成果の復元は、請求書・入社者リスト・管理画面・営業担当への依頼を横断する作業で、片手間では進みにくいことが多い作業です。採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧のなかで媒体ごとの実態を整理し、更新の可否まで判断できる状態にしたうえで、後任の採用と引き継ぎまで進めます。標準は4ヶ月・200万円（税別・広告費込み・分割可）、復旧だけなら2ヶ月・80万円が目安です。

ご相談の一次窓口はLINE公式です。採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料でお受けしています。更新日が迫っている場合は、その日付もあわせてお知らせください。