手順書を書く時間がないときの、画面録画による引き継ぎ

採用担当の最終出社日まで二週間を切っている。本人には通常業務も残っている。そんな状態で「手順書を作っておいてください」と頼んでも、実際に出てくるのは箇条書き数行のメモで終わることが多いものです。文章にするという作業は、本人が頭の中でやっている操作を言語化し直す必要があり、想像以上に時間がかかります。

そこで現実的な代替手段になるのが、画面録画です。前任者に実際の操作をしてもらい、その画面をそのまま記録に残す。文章を書くより負担が軽く、本人が手を動かしながら話せるので、メモでは落ちる細かい手順まで残りやすくなります。ただし録画は手順書の代わりにはなりません。この記事では、録画を「後任が見ながら文字に起こすための素材」として位置づけたうえで、撮り方と残し方を整理します。

録画は手順書ではなく、手順書の材料

録画したファイルは、検索できません。三ヶ月後に「媒体のスカウト送信はどうやるんだったか」と思ったとき、30分の動画の中から該当箇所を探すのは現実的ではありません。動画は再生しないと中身が分からず、一時停止しながらでないと操作を追えない。日々の業務で参照する道具としては使いにくいものです。

それでも先に録画を撮る理由は、前任者がいなくなった後では二度と取れない情報だからです。文書化は後任が着任してからでもできますが、前任者の画面操作は本人がいる間しか記録できません。録画は保存期限つきの素材であり、文字に起こす作業は後工程として必ず別に置いてください。 引き継ぎ文書として何を揃えるかは採用業務の属人化を解く。引き継ぎ書に必ず書く12項目に整理しています。録画はこの12項目のうち、手順に関わる部分を埋めるための材料だと考えると位置づけがはっきりします。

録画に向く業務と、向かない業務

すべてを録画すればよいわけではありません。画面上の操作として完結するものは録画に向きますが、判断や交渉の経緯は録画には乗りません。

内容	録画の向き不向き	代わりに取る方法
求人媒体の管理画面での操作（原稿編集、掲載開始／停止、応募者一覧の見方）	向く	—
スカウトの検索条件と送信手順	向く	—
応募者への返信メールの作成と送信（テンプレートの呼び出し含む）	向く	—
面接日程の調整、会議室や面接官の押さえ方	向く	—
合否の判断基準、見送る理由	向かない	面談で聞き取る／過去の選考履歴から復元
媒体営業や紹介会社との交渉経緯、口頭の約束	向かない	面談で聞き取る／議事メモ
ログインできないときの対処、契約名義の所在	一部向く	アカウント一覧として文書で残す

判断基準や交渉の経緯のように、本人の頭の中にしかない情報は、対面で聞くほうが早く済みます。前任者と話せる時間が限られている場合の優先順位は引き継ぎ面談が1回しか取れないなら、何を聞くかにまとめました。録画と面談は役割が違うので、両方を別枠で確保しておくと重複が減ります。

1本5〜10分で区切る。テーマの分け方

一番やってはいけないのが、一気に40分撮ることです。長い動画は誰も見返しません。また前任者側も「まとめて撮ろう」と思うと着手が遅れ、結局撮らないまま最終出社日を迎えます。

目安として、1本5〜10分。区切り方は「作業の始まりと終わりが自分で説明できる単位」にします。たとえば次のような分け方です。

媒体Aにログインして応募者一覧を開くまで
媒体Aで求人原稿を修正して公開するまで
媒体Aでスカウトを検索して送信するまで
応募者に一次面接の案内メールを送るまで
面接官の空き枠を確認して日程を確定するまで
不採用の連絡を送るまで

媒体が3つあるなら、媒体ごとに同じ切り口で撮ってもらいます。同じ作業でも媒体によって画面が違うため、「だいたい同じです」でまとめないほうが後任は迷いません。1本ずつなら、前任者は業務の合間に撮れます。撮り終えたものから共有フォルダに置いてもらう運用にすると、進み具合も見えます。

録画中に声に出してもらう2つのこと

画面だけ録っても、操作は追えますが理由が分かりません。録画を依頼するときに、次の2点を声に出してもらうよう伝えてください。

ひとつは、なぜその操作をするのか。「ここで『返信不要』にチェックを入れるのは、入れないと自動返信が二重で飛ぶからです」といった一言があるだけで、後任が触ってよい設定と触ってはいけない設定を区別できます。画面の動きだけでは、この区別は再現できません。

もうひとつは、判断が分かれる箇所です。「応募が来たときは基本この文面ですが、経験者っぽい方には別の文面を使っています」のように、分岐がある場所で必ず言ってもらいます。分岐の存在さえ分かれば、後任は判断そのものを社内で決め直せます。逆に分岐に気づかないと、全員に同じ対応をして応募者の温度感を落とすことがあります。返信の速さや文面が結果に及ぼす影響は応募者への返信速度が採用結果をどう変えるかで触れています。

依頼するときは「うまく説明しようとしなくて大丈夫です。独り言でいいので、やっていることを口に出してください」と添えると、撮り直しが減ります。編集は不要、言い間違いもそのままで構いません。

応募者の個人情報が映り込むとき

媒体の管理画面を録画すると、応募者の氏名・連絡先・履歴書が映ります。これは社外に出せない録画になるという前提で扱ってください。

実務上は、次のいずれかで対応することが多いです。

媒体にテスト用の求人やダミーの応募データがあれば、それを使って撮る
実データのまま撮り、録画の保存先を社内の限定された共有フォルダに置く
氏名が映る箇所だけブラウザの表示を縮小する、あるいは該当部分を後から黒塗りする

現実には二番目、実データのまま撮って保存先を絞る方法が選ばれやすいものです。その場合、個人の端末やクラウドストレージの個人アカウントに置かないこと、アクセスできる人を決めておくことの二点を最初に決めてください。録画は残り続けるので、置き場所を後から直すのは手間がかかります。退職者の端末に採用関連のデータが残る問題は応募者の個人情報が退職者のPCや個人アカウントに残っているときに整理しました。録画も同じ扱いの対象になります。

後から探せるようにするファイル名と一覧

撮っただけのファイルは、ほぼ確実に埋もれます。ファイル名の付け方を先に決めて、前任者に伝えてください。

項目	書き方	例
通し番号	2桁	03
対象	媒体名・業務名	媒体A
作業内容	動詞で終える	スカウト送信
撮影日	年月日	20260918

つなげると「03_媒体A_スカウト送信_20260918.mp4」になります。撮影日を入れるのは、画面の仕様が変わったときにどの録画が古いか分かるようにするためです。

あわせて、Excelかスプレッドシートで一覧を1枚作ります。列は「番号／ファイル名／何ができるようになるか／時間／文字起こし済みか」の5つで足ります。最後の列があることで、録画が文書に変わったかどうかを管理部門が追えます。撮影を依頼する段階でこの一覧の空行だけ作っておくと、前任者は埋めるだけで済みます。

後任が見ながら文字に起こす

録画を素材として使い切るには、後任が着任した後の最初の数週間で、見ながら手順書に書き換える時間を業務として確保します。動画を見て操作を真似し、そのまま手順を箇条書きにする。このとき分からなかった点は一覧にメモしておき、前任者に連絡が取れるうちにまとめて確認します。

この作業には副産物があります。後任が自分で書いた手順書は、他人が書いたものより定着しやすく、画面の仕様変更にも自分で追随できるようになります。録画を撮る目的は動画を残すことではなく、後任が最初の一周を自力で回れる状態を作ることです。 未経験の後任でも、この順番なら手順から入れます。着任後に何をどの順で任せるかは後任が最初の1ヶ月で覚える順番を参考にしてください。

撮れる時間が1時間しかないとき

最終出社日が目前で、前任者から取れるのが合計1時間だけ、という場合もあります。そのときは次の順で撮ってもらうと、止まる期間が短くなりやすいです。

各媒体へのログインと、応募者一覧を開くまで（応募が来ていることに気づける状態を作る）
応募者への返信メールの作成と送信（応募を放置しない状態を作る）
面接日程の調整手順（選考を前に進められる状態を作る）
求人原稿の修正と掲載の停止（費用と募集内容をコントロールできる状態を作る）

原稿の作り込みやスカウトの運用は、後任が入ってから外部の力を借りても間に合います。一方で、応募が来ているのに誰も気づかない状態だけは、日単位で損失が積み上がります。放置期間に何が起きるかは求人を止めている間に、応募者はどうなるのかにまとめています。

画面録画は、手順書を作る時間がないときの現実的な手段です。ただし素材を撮っただけでは業務は動きません。文字に起こす人、操作を実際に回す人、判断を決める人が社内に必要になります。

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