採用を外部に任せるデメリットと、先に打てる手当て

採用担当が抜けて、外部に任せる案が社内で出ている。ただ、任せたあとに「何も分からない会社になるのではないか」「現場が置いてけぼりになるのではないか」という心配もある。検索して出てくるデメリットの一覧を読んでも、では自社はどうすればよいのかまでは書かれていない。

この記事では、外部委託で起こりうる問題を3つに絞ります。そのうえで、それぞれを契約前・着手時・終了前のどの時点で手当てできるかを対応づけます。デメリットを理由に外注をやめたほうがよい場合と、手当てをすれば任せてよい場合も分けて整理します。

外部委託で起こりうる3つの問題

社内に知見が残らない

作業をしている人が社外にいるため、媒体の操作方法、原稿を直した理由、合否の判断の癖は委託先の担当者の手元にたまります。契約が終わると、それらも一緒に社外へ出ていきます。前任の採用担当が辞めたときと同じ空白が、契約終了のタイミングでもう一度起きることがあります。

現場との距離が開く

委託先が応募者とやり取りし、現場の面接官は面接に来た人にだけ会う形になると、現場からは採用の途中経過が見えにくくなります。逆に委託先には、現場の仕事の実態や「前回なぜ見送ったか」が伝わりにくくなります。その結果、求人原稿と現場の求める人物像がずれたまま募集が続くことがあります。

丸投げで判断が遅れる

外部に出せるのは作業で、採るか採らないか、給与をいくら提示するかといった判断は社内に残ります。社内で誰が判断するかを決めずに任せると、委託先は返事を待ち、応募者もその間待たされます。返事が遅れると応募者が他社に流れる理由は、応募者への返信速度が採用結果をどう変えるかで詳しく扱っています。

3つの問題を、どの時点で手当てするか

3つの問題は、起きてから直すより、起きる前の決めごとで小さくできます。時点ごとに整理すると次のとおりです。

問題	契約前	着手時	終了前
知見が残らない	成果物に手順書・媒体一覧・判断基準を含めるか確認する	社内の受け手（後任や窓口）を決める	社内の人だけで1サイクル回してみる
現場との距離	現場の面接官の関与範囲を決める	見送り理由を現場と共有する様式を作る	現場が直接依頼できる窓口を社内に移す
判断の遅れ	決裁者と返答期限を取り決める	判断待ちの事項を一覧にして毎週確認する	決裁の流れを社内だけで完結させる

契約前に決めておくこと

契約前は、終了時に何が社内に残るかを決められる唯一の時点でもあります。見積書に「手順書」「判断基準のチェック表」「媒体・契約の一覧」が成果物として書かれているか、媒体アカウントが自社名義のままか、を確認してください。あわせて、誰が合否と条件を決め、何日以内に返答するかを取り決めておくと、判断の遅れはかなり防ぎやすくなります。契約書で確認すべき論点は採用代行を頼む前に確認する契約条件にまとめています。

着手時に決めておくこと

着手したら、社内に窓口を1名置きます。この人が委託先の報告を受け、判断を社内の誰に回すかを振り分けます。現場の面接官には、面接後に評価と見送り理由を一言でも残してもらう様式を渡します。これがあると、委託先の原稿修正に現場の感覚が反映されやすくなります。作業と判断の線をどこに引くかは採用業務を社内と外部でどう分けるかが参考になります。

終了前に確認すること

終了の1ヶ月ほど前には、委託先が手を出さずに、社内の人だけで応募受付から面接設定までを回してみるのがおすすめです。詰まった箇所が、残りの期間で引き継ぐべき項目になります。終了時に社内へ何が残るべきかの具体的な一覧は、引き継ぎ代行が終わったとき、社内に何が残るのかで列挙しています。

デメリットを理由に外注をやめるべき条件

手当てをしても解消しない場合は、外注より先に社内の体制を整えたほうが早いことがあります。判断の目安は次のとおりです。

状況	判断
社内に窓口を持てる人が誰もいない	外注しても判断が止まる。先に窓口役を決める
決裁者が返答期限を守れない	委託先が待つ時間に費用を払う形になる。決裁の流れを先に決める
現場が面接にも評価にも関与しない方針	人物像のずれが直らない。関与範囲の合意が先
窓口と決裁者は置けるが、作業の手が足りない	手当てすれば外注で済む
将来は社内に担当を置きたい	後任の育成を契約範囲に含めれば知見の問題は小さくなる
採用を長く外部に任せ続ける方針	知見が社内に残らない点は、そもそも問題にならない

最後の行のように、3つのデメリットがどれだけ重いかは、会社がどういう状態を目指すかで変わります。「いずれ社内で回したい」のか「外に持ち続けてよい」のかを先に決めると、気にすべきデメリットが絞れます。

知見を「人」に残すという選択肢

外部委託で知見が残りにくいのは、作業をする人が社外にいるからです。そこで、契約期間の中で社内の後任を採り、その人に業務を移すところまでを外部に任せる方法があります。

採用担当引き継ぎ代行は、止まった求人の復旧、後任の採用担当の採用、引き継ぎと業務改善までを一つの契約で行います。後任は採用担当の経験者でなくてかまいません。当社が育てて引き継ぐため、契約が終わる時点で知見は社内の後任の手元に残ります。プランは復旧2ヶ月80万円、標準4ヶ月200万円、完全6ヶ月300万円の3つで、いずれも税別・広告費込み・分割可能です。詳しくは料金プランをご覧ください。

どのデメリットが自社に当てはまるかは、媒体や契約がいまどうなっているかを見ないと判断しにくいところです。採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料で行っています。ご相談はLINE公式からお気軽にどうぞ。