引き継ぎを受けた側が、最初に出す現状報告1枚

前任の採用担当が抜けて、あなたが引き継ぎを受けた側になった。総務の仕事と兼任かもしれませんし、入社したばかりの後任かもしれません。いずれにしても、最初に困るのは「社長や上司に何をどう報告すればいいか分からない」という点です。全部を調べ終えてから報告しようとすると、1週間たっても報告が出せません。その間、会社側は状況が見えないまま待つことになります。

この記事では、引き継ぎを受けた側が最初に出す報告を、A4で1枚に収まる4項目に絞って示します。狙いは「きれいな報告書を作ること」ではなく、判断できる人が判断を始められる状態にすることです。分からない欄は「不明」と書いて出してかまいません。むしろ、不明が並んでいる報告のほうが会社にとっては役に立ちます。

最初の報告に書くのは4項目だけ

引き継ぎ資料の整理や、採用の課題分析は後回しでかまいません。最初の1枚に載せるのは、放置すると人が離れるか、お金が出ていくか、判断が止まるものだけです。

項目	書く内容	書かなくていいこと
①進行中の応募者・内定者	人数と、それぞれが今どの段階で止まっているか。最終接触日	応募者の評価、採否の意見
②生きている契約と今月の支出	契約中の媒体・紹介会社の名前、掲載状況、今月出ていく金額	費用対効果の分析
③触れない権限	ログインできない管理画面、名義が前任者のままのアカウント	復旧の詳細な手順
④判断を待っている決裁	誰かの決裁がないと進まない案件と、返答がほしい期限	自分の意見や代替案

4つに共通するのは、どれも「あなたが調べれば分かる事実」であって、「あなたが判断すべきこと」ではないという点です。引き継ぎ直後の担当に判断させると、基準が分からないまま決めることになり、後で覆ります。最初の報告は、事実だけを並べて判断を上に戻すものだと考えてください。

①進行中の応募者と内定者

一番上に書きます。人は待たせるほど離れていくため、ここだけは当日中に書き出したいところです。

書き方は「一次面接の結果待ち 3名（最終接触9/18）」のように、段階と人数と最終接触日をセットにします。氏名の一覧は別ファイルにして、報告1枚には人数と状態だけを載せると共有しやすくなります。内定者がいる場合は、承諾済みか返事待ちか、入社予定日が決まっているかを分けて書きます。

前任者の個人メールや携帯だけで進んでいた応募者は、この時点では見つかっていないことが多いものです。その場合は「把握できている範囲で◯名。前任者の個人連絡で進んでいた候補者がいる可能性あり（確認中）」と添えておきます。資料が何も残っていないところから全体像を組み直す手順は、引き継ぎメモが無いとき、何から手をつけるべきかにまとめています。

②生きている契約と今月の支出

採用が止まっていても、掲載契約が生きていればお金は出ていきます。クリック課金型の広告や自動更新の年間契約は、誰も見ていない間も課金が続くことがあります。

ここで書くのは、契約中の媒体名、掲載が今も表示されているかどうか、今月分として請求が来る見込み額の3つです。金額が分からなければ「不明（請求書を経理に確認中）」とします。社長にとっては、応募者の人数より先にこの欄を見たい場合もあります。支出が見えた瞬間に「止めるか続けるか」の判断ができるからです。

③触れない権限

ログインできない管理画面、名義が前任者の個人メールになっているアカウント、二要素認証の通知先が前任者の携帯のままになっているサービス。これらは、あなたの努力では解けません。会社として誰かに動いてもらう必要があります。

報告には「ログインできない：A媒体（認証メールの宛先が前任者アドレス）、適性検査B（契約者ID不明）」と、サービス名と詰まっている理由を並べます。理由まで書くと、情シスや経理のどこに話を回せばいいかが読む側で判断できます。媒体の管理画面に入れない場合の解き方は求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順を参照してください。

④判断を待っている決裁

「この応募者を次の面接に進めてよいか」「掲載を止めてよいか」「この条件で内定を出してよいか」。引き継ぎ直後の担当が最も止まりやすいのがここです。

書式は「案件／必要な判断／誰に決めてほしいか／いつまでに」の4点。期限は自分で切ってかまいません。応募者を待たせている案件なら「◯月◯日までに返答がないと、こちらから選考終了の連絡を入れます」と書いておくと、返答が戻りやすくなります。そもそも誰が決める役なのかが決まっていない会社も多いため、報告と並行して決裁の担当を1枚で決めておくと後が楽になります（採用の可否を誰が決めるかを、紙に1枚で決めておく）。

「不明」と書いて出す

引き継ぎを受けた人ほど、空欄のある報告を出すことをためらいます。調べきれていない自分の落ち度に見えるからです。しかし、不明欄には別の意味があります。

書き方	読む側に伝わること
欄ごと削除する	その論点が存在しないように見える。誰も追わない
空欄のまま出す	書き忘れか未確認かが区別できない
「不明」と書く	確認を試みたが分からなかった、という事実が残る
「不明（◯◯に確認中、◯日回答予定）」	誰が追っていて、いつ埋まるかまで分かる

不明は、会社が手当てすべき場所を示す印です。前任者に聞けば済むのか、経理が請求書を探すのか、外部に相談するのかを、読む側が選べるようになります。調べ終わるまで報告を出さないという選択は、その印を会社から隠しているのと同じです。

初回の報告は、不明が半分あってもかまいません。大事なのは、項目そのものを落とさないことです。

2回目以降は同じ様式で、週次に回す

報告の価値は、1回目より2回目以降に出ます。前の週と同じ様式で並べると、「不明がいくつ埋まったか」「応募者の滞留日数が延びていないか」が差分で読めるようになるからです。様式を毎回変えると、読む側は毎回最初から読み直すことになり、だんだん読まれなくなります。

週次で見る数字をもっと簡単に絞りたい場合は、採用の進捗を週15分で確認するための数字も合わせて使えます。報告する側と受け取る側で、見る項目を揃えておくのが近道です。

運用のルールは3つだけで足ります。

曜日と時刻を固定する（例：毎週月曜の朝までに提出）
1枚を超えない。詳細は別添にする
前週から変化がない行にも「変化なし」と書く

「変化なし」が2週続いた行は、あなたが止めているのではなく、会社の側で何かが止まっている可能性が高い行です。そこに気づくためにも、同じ様式で並べる意味があります。

報告が上がらないと、支援も判断も止まる

外部に相談する場合も、最初に聞かれるのは同じ4項目です。進行中の応募者が何人いて、どの契約が生きていて、どこに入れなくて、何の決裁が止まっているか。これが分からないと、支援する側も「まず調べるところから」になり、復旧の着手が1〜2週間遅れることがあります。

逆に言えば、不明だらけでもこの1枚があれば、外部に相談した当日から手が動きます。報告は、社内向けの体裁を整えるためのものではなく、次に動く人への引き渡し票だと考えてください。

当社の採用担当引き継ぎ代行でも、着手時にこの4項目から確認します。止まった求人活動の復旧、後任の採用、引き継ぎと業務改善までを標準4ヶ月で請け負い、後任は採用担当の経験者でなくてかまいません（当社が育てて引き継ぎます）。費用の考え方は料金プランに、進め方は採用担当引き継ぎ代行にまとめています。

採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。 まずはLINE公式から、今の状況を一言お送りください。1枚がまだ書けていない段階でも構いません。