内定を出すとき、条件をどう伝えるか（オファー面談の組み立て）

採用担当が抜けたあとの選考では、最終面接の合格が出た時点で「あとは通知書を送るだけ」と考えてしまいがちです。ところが入社後に「聞いていた金額と違う」「配属先が違う」という話が出たり、通知書を送ったまま返事が来ずに時間だけが過ぎたりします。条件が文字で届いているのに、相手の頭の中では確定していない状態が残っているためです。

これを埋めるのが、内定通知の前後に30分だけ設ける「オファー面談」です。選考の場ではなく、条件を読み合わせて疑問をその場で潰す場なので、採用の経験がない後任や兼任者でも、話す順番さえ決めておけば進行できます。この記事では、進行メモの形でその順番と、聞かれたときに即答してよい範囲の線引きを整理します。

オファー面談は「口説く場」ではなく「読み合わせの場」

オファー面談というと、会社の魅力を伝えて入社を決めてもらう場と思われがちですが、担当者が不在の会社でまず必要なのはそこではありません。条件の食い違いを入社前に見つけることが目的です。

候補者が辞退を決める理由は、他社と比べた結果だけではありません。「残業時間がよく分からない」「配属が最終面接の話と違う気がする」といった小さな不明点が放置されると、確認するより辞退するほうが早いと判断されることがあります。聞きたいことを本人から言い出させる場を作らないまま書面だけ送ると、不明点は不明のまま残ります。

前任者が口頭で伝えていた内容と書面がずれているケースもあります。この種のずれへの対処は応募者に「前の担当者とは話が違う」と言われたときの対応にまとめているので、選考を途中から引き継いだ場合は先に目を通しておくと安全です。

30分の進行メモ：話す順番を固定する

順番を決めずに始めると、会社説明に時間を使いすぎて肝心の条件が最後に駆け足になります。金額を先に出し、疑問の時間を後ろに確保する並びにしておくと崩れにくくなります。

時間	項目	話す内容
0〜3分	冒頭	採用の意思を明確に伝える。「この場は条件の確認です」と目的を宣言する
3〜10分	金額	月給の内訳（基本給・固定残業代の有無と時間数・手当）、賞与の実績ベースの考え方、初年度の見込み
10〜15分	勤務条件	就業場所と変更の範囲、所定労働時間、休日、残業の実態、試用期間の有無と条件の違い
15〜20分	配属と仕事	配属部署、直属の上長の名前、入社後3ヶ月で担当する範囲
20〜25分	入社日と手続き	入社希望日、必要な提出書類、在職中なら退職交渉の見通し
25〜30分	回答期限と質問	いつまでに返事をもらうか、その間の連絡窓口、質問の受け付け

この6項目は、順番を入れ替えなければ誰が進行しても同じ内容が伝わります。進行する人は、この表を印刷して手元に置き、話した項目にチェックを入れていく形で構いません。「うまく話す」より「抜けがない」ほうが、後の認識違いを減らしやすくなります。

金額の説明で特に詰まりやすいのが固定残業代です。「月給28万円」とだけ伝えて、そのうち何時間分の残業代が含まれるかを言わないと、入社後に不満の原因になります。求人票側の記載も含めて整えたい場合は内定通知書・労働条件通知書の書式が見つからないときを参照してください。

誰が同席するか

人数は2名を基本にします。1名だと聞かれた質問に答えられないまま場が止まり、3名以上だと候補者が質問しにくくなります。

進行役：採用の窓口担当（後任や兼任者）。順番通りに項目を読み上げ、記録を取る
答える役：配属先の上長、または条件を決裁できる役職者。仕事内容と現場の実態に答える

社長が一人で対応する場合は、記録が残らないことが最大のリスクになります。その場で決めた内容を誰も書き留めていないと、後から「言った・言わない」になります。録音するか、終了直後に箇条書きのメモを残してください。

条件の変更を求められたときに誰が決めるのかは、面談の前に決めておきます。この点は採用の可否を誰が決めるかを、紙に1枚で決めておくで扱っているので、決裁者と上限金額が曖昧なままなら先に埋めておくと、面談中の判断が速くなります。

即答してよい項目と、持ち帰る項目

未経験の後任が最も怖いのは、その場で答えてはいけないことを答えてしまうことです。線引きを先に決めておきます。

扱い	項目	対応
即答する	求人票と通知書に書いてある条件	書面を読み上げて確認する
即答する	選考の進め方、入社手続きの流れ、連絡窓口	分かる範囲で答え、不明なら調べて当日中に返す
持ち帰る	給与額の引き上げ、入社日の大幅な前後	「決裁が必要なので◯日までに回答します」と期限を切る
持ち帰る	配属先の変更、職種の変更	現場の受け入れ可否があるため即答しない
持ち帰る	評価・昇給の具体的な時期や金額の約束	制度として決まっていることのみ伝え、個別の約束はしない

持ち帰るときは、必ず「いつまでに回答するか」を言葉にしてください。期限を言わずに持ち帰ると、候補者側では他社と比較する時間が延びます。社内で確認に時間がかかりそうなら、2営業日など少し余裕のある日付を伝えて、前倒しで返すほうが印象は良くなります。

やってはいけないのは、場の空気で「たぶん大丈夫です」と答えることです。後から覆ると、条件の問題ではなく会社への不信になります。

面談後24時間以内にやること

面談で話した内容を、書面で送り直します。口頭で合意した内容が書面に反映されていないと、面談の意味が薄れます。

労働条件通知書（または内定通知書）に、面談で確認した内容を反映する
回答期限を明記して送る。期限は1週間前後を目安にすることが多い
期限までの間、質問を受ける窓口（担当者名とメールアドレス）を添える
社内の応募者管理表に、通知日・回答期限・持ち帰り事項の回答状況を記録する

回答期限を書かずに送ると、催促のタイミングを自社で決められなくなります。すでに返事待ちで止まっている候補者がいる場合の進め方は内定を出したまま返事が来ていない候補者への催促のしかたにまとめています。

進行メモを残しておくと、次の担当が使える

ここまでの内容は、A4で1枚の進行メモにできます。6つの項目、同席者の役割、即答と持ち帰りの線引き、面談後の4ステップ。この1枚があれば、採用の経験がない人でも同じ品質で面談を進められるようになります。

逆に言えば、この1枚が社内になかったからこそ、前任者が抜けた瞬間に内定の出し方が分からなくなっています。オファー面談は属人化しやすい業務の典型です。今回1件進めるついでに、手順を紙に残しておくと次に効きます。

採用担当の退職で選考が止まり、内定を出す段階まで進んだ候補者を待たせている場合、復旧の順番を間違えると辞退が重なります。当社の採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧、後任の採用、引き継ぎと業務改善までを4ヶ月で進めます。後任は採用担当の経験者でなくても構いません。当社が実務の中で育てて引き継ぎます。費用は料金プランに掲載しています（標準プラン4ヶ月200万円／税別・広告費込み・分割可）。

まずは現状の棚卸しから始めてください。採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。ご相談はLINE公式からお願いします。