後任に媒体の管理画面の権限を、どこまで渡すか

採用担当が退職し、後任が決まった。前任者が使っていた求人媒体のIDとパスワードを渡そうとして、手が止まる。全部渡せば、採用の経験がない後任が誤って掲載を止めたり、有料オプションを押してしまったりするかもしれない。かといって渡さなければ、応募者の履歴書すら見られず、後任は何もできません。

この「全部か、なしか」で悩む会社は多いのですが、求人媒体の管理画面は実際にはいくつかの段階に分けて渡せます。この記事では、権限を4つの段階に分け、着任から何ヶ月目にどこまで開けるか、そして管理者権限だけは管理部門に残す理由を整理します。アカウントを1つしか発行できない媒体での代替手段も最後に触れます。

管理画面でできることは、同じ重さではない

求人媒体の管理画面でできる操作は、失敗したときの影響がまったく違います。応募者の履歴書を見るのと、掲載を停止するのと、翌年の年間契約に申し込むのとでは、戻せるかどうかが違う。ここを一緒くたにして「管理画面を触らせるかどうか」と考えると、判断が止まります。

操作を、戻せるか・お金が動くか・外から見えるかの3点で並べ替えると、だいたい次の4段階になります。媒体によって呼び名や細かい区分は違いますが、考え方は共通です。

段階	できること	失敗したときの影響
① 閲覧のみ	応募者一覧・履歴書の閲覧、メッセージの受信確認、掲載中の原稿の確認	ほぼ戻せる。情報の持ち出しだけ注意
② 原稿編集	求人原稿の文面・写真の修正、応募者へのメッセージ返信	原稿は直せるが、応募者に送った文面は戻せない
③ 掲載の開始・停止	掲載の公開／停止、枠の切り替え、スカウト送信、クリック単価や予算の変更	掲載停止で応募が途切れる。課金が動くことがある
④ 契約と支払い	新規申し込み、更新・解約、支払い方法の変更、アカウントの発行と削除	契約が増える・消える。金額が確定する

③と④の境目が特に重要です。クリック課金型の媒体では、③の予算設定だけで日々の支出が変わります。応募対応が止まっている間も課金され続ける構造については、クリック課金型の求人が課金され続けているときの止め方で詳しく扱っています。

着任から順に開けていく

後任が採用の経験者でない場合、①から④を一度に渡しても使いこなせません。むしろ、どのボタンが課金につながるのか分からないまま触ることになり、事故が起きやすくなります。開ける順番は、覚える順番と揃えるのが無理がありません。

時期	開ける範囲	この時期にやってもらうこと
着任〜1ヶ月目	① 閲覧のみ	応募者の状況把握、過去の原稿を読む、媒体ごとの画面に慣れる
2ヶ月目	①＋② 原稿編集	原稿の修正案を作り、上長の確認後に自分で反映する
3ヶ月目以降	①〜③ 掲載の開始・停止	募集の開始・停止を、決裁を受けた範囲内で自分で操作する
当面渡さない	④ 契約と支払い	稟議を上げる側に回る。操作は管理部門が行う

この時期区分は目安です。応募数が多い会社や、後任が前職で似た画面を触っていた場合は前倒しできます。逆に、兼任で週に数時間しか採用に使えないなら、②で数ヶ月留めることもあります。

1ヶ月目に何を覚えてもらうかは後任が最初の1ヶ月で覚える順番にまとめています。権限を開ける順番は、この習得の順番に合わせると無理が出にくくなります。

2ヶ月目に「原稿編集」を開ける理由

原稿を直せないと、後任はいつまでも前任者が書いた求人を人づてに修正依頼し続けることになります。これだと応募が来ない原因を自分で検証できません。原稿は何度でも直せるので、失敗の代償が小さい割に、学習効果が大きい領域です。

ただし、公開前に誰か1人が目を通す運用は残しておきます。給与や労働条件の表記は、間違えると応募者との認識違いに直結します。

3ヶ月目に「掲載の開始・停止」を開けるとき

ここを開けるときは、権限そのものより**「どの範囲なら自分で判断してよいか」を文章で決めておく**ほうが効きます。たとえば「既に決裁済みの職種の掲載再開は自分で可」「新しい職種の掲載開始は上長の承認後」「有料オプションの追加は金額にかかわらず承認後」といった具合です。

採用の決裁ラインを1枚に書き出す方法は採用の可否を誰が決めるかを、紙に1枚で決めておくで扱っています。権限設定とこの1枚はセットで考えると、後任が迷って止まる場面が減ります。

管理者権限は管理部門に残す

④の契約と支払い、そしてアカウントの発行・削除ができる管理者権限は、採用担当ではなく管理部門（総務・経理・管理部長など）に置くことをおすすめします。理由は3つあります。

ひとつは、支払いの事実を採用の担当者と別の人が見ている状態を作るためです。もうひとつは、次に担当者が替わったときに、権限を回収する側の人が社内に残っているようにするためです。前任者が管理者権限ごと持って辞めたために管理画面に入れなくなる事故は、実際によく起きます（求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順）。

3つ目は、認証メールの宛先です。多くの媒体は、パスワード再発行や二要素認証のコードを管理者アカウントのメールアドレス宛に送ります。この宛先が個人名のアドレスだと、その人が不在の日は誰もログインできません。共用アドレスへの移行は採用の連絡先を個人名アドレスから共用アドレスへ移すにまとめています。

管理部門側の負担は、実務上そう重くありません。契約や支払いに関わる操作は月に数回あるかないかで、日常の運用は後任が③までの範囲で回せます。

アカウントを1つしか発行できない媒体では

媒体によっては、追加アカウントの発行ができない、あるいは有料になることがあります。この場合、権限で分けられないので、ルールで分けるしかありません。現実的なのは次の形です。

• 後任がログインする前に、④に当たる操作（契約・更新・解約・支払い変更）は行わないことを書面で確認しておく
• ③に当たる操作（掲載の公開・停止、予算の変更）は、実行前にチャットなどで管理部門に一言入れてから行う
• 実行後、操作内容と日時を1行で記録に残す（スプレッドシート1枚で足ります）
• パスワードは管理部門も把握しておき、後任の退職・休職時にすぐ変更できるようにする

「報告してから操作する」というだけのルールですが、事故が起きたときに誰が何をしたか追えるかどうかが変わります。記録の置き場所については採用の共有フォルダを作り直す。最小のフォルダ構成と権限も参考になります。

なお、追加アカウントが有料でも、金額が月数千円程度なら発行したほうが結果的に安く済む場合があります。媒体の営業担当に、権限を分けた発行ができるかどうかを一度確認してみてください。

権限を開けるときに、同時に決めておくこと

権限の話は、設定を変えて終わりではありません。開けると同時に、次の3点を決めておくと後で揉めにくくなります。

ひとつは、応募者の個人情報の扱い。閲覧権限を持つ人を誰まで広げるか、履歴書をダウンロードしてよいか、保存先はどこか。現場の面接官にどこまで渡すかは履歴書を現場の面接官にどこまで渡すかに整理しています。

ふたつめは、後任が不在のときの代理。1人しか操作できない状態に戻してしまうと、属人化をもう一度作ることになります。

3つめは、権限の見直し時期。「3ヶ月後に③まで開ける」と決めたなら、その日をカレンダーに入れておきます。決めたまま放置されて、半年経っても後任が閲覧しかできない、という状態は珍しくありません。

権限設計まで含めて引き継ぐ

権限をどこまで渡すかは、後任がどこまで自分で判断できるかという話と表裏です。採用の経験がない方を後任に据える場合、権限の開け方・決裁ラインの引き方・報告の型を同時に設計しないと、「権限はあるが怖くて触れない」状態になりがちです。

当社の採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧、後任の採用、そして引き継ぎと業務改善までを4ヶ月で行います。後任は採用担当の経験者でなくてかまいません。当社が実務を一緒に回しながら育て、この記事で扱った権限の段階設計や報告ルールも含めて社内に残す形で引き渡します。費用は料金プランに掲載しています（標準プラン4ヶ月・200万円／税別・広告費込み・分割可）。

まずは「採用ストップ診断」として、媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸しまでを無料で行っています。どのアカウントが誰の名義で、何が課金され続けているかを把握するところからで構いません。ご相談はLINE公式からお受けしています。