媒体費の請求書が未処理のまま督促が来た／掲載が止まった

求人媒体の会社から「お支払いの確認が取れておりません」という連絡が届いた。あるいは、応募が急に止まったので管理画面を見たら掲載が停止されていた。調べてみると、前任の採用担当宛てに届いていた請求書が、本人の机の書類の山か、本人のメールボックスの中で止まったままだった——。採用担当が退職した直後の会社で、比較的よく起きる事故です。

請求書は、採用担当個人の名前宛てに送られていることがあります。経理に回る前の段階で止まっているため、社内の誰も「払っていない」ことに気づけません。この記事では、督促を受けた当日にやることを順番に並べ、最後に「請求書を誰が受け取る運用にするか」の作り直しまで整理します。

なぜ未払いに誰も気づけないのか

媒体費の請求書は、紙で届くもの、PDFがメールで届くもの、媒体の管理画面からダウンロードするものがあります。前任者が窓口を一人で持っていた場合、この3つすべてが本人のところで完結しています。

さらに、請求書を受け取ってから社内の支払いに乗せるまでに、担当者が稟議や支払依頼書を起票する運用になっている会社では、起票する人が不在になった時点で支払いの列から外れます。経理側は「請求書が回ってきていない取引は存在しない」ものとして締めるため、未払いは社外からの督促で初めて表面化することが多いのです。

支払いが遅れると、媒体によっては新規の掲載受付停止、掲載中の求人の一時停止、管理画面へのログイン制限といった措置が取られる場合があります。どの段階で何が止まるかは契約ごとに違うため、督促状や停止通知に書かれている内容をそのまま読むのが確実です。

督促を受けた当日にやること

1. どの契約の、いつの分の請求かを特定する

まず督促の文面から、請求書番号・請求対象期間・掲載していた求人・契約名義を拾います。ここで「契約自体に心当たりがない」場合は、前任者が個人で申し込んでいた枠や、代理店経由の契約である可能性があります。

請求書から契約をたどる手順は求人媒体の棚卸しで何を確認するかで詳しく扱っています。督促が1通来たということは、同じ経路で止まっている請求書が他にもある可能性が高いので、この機会にまとめて洗い出しておくと二度手間になりません。

また、支払い方法が前任者の個人クレジットカードになっていたケースでは、未払いの原因がそもそも「カードが止まった」ことにあります。この場合は請求書を処理するだけでは解決しないため、媒体費が前任者の個人クレジットカードで払われていたときもあわせて確認してください。

2. 支払い予定日を、その日のうちに伝える

金額や経緯の調査が終わっていなくても、連絡は当日中に返したほうがよい場面が多いです。相手が知りたいのは謝罪ではなく、いつ入金されるかの一点だからです。

自社の支払いサイクル（月末締め翌月末払いなど）を経理に確認し、「次回の支払日に乗せる」「イレギュラーで随時振込にする」のどちらかを決めてから返信します。契約書に遅延損害金の定めがある場合もあるため、金額の確定は経理と媒体側の双方で突き合わせてください。

3. 掲載停止中の応募者データの扱いを確認する

見落とされやすいのがこれです。掲載が止まっている間、管理画面に入れない状態だと、停止前に届いていた応募者の情報が確認できません。媒体によってデータの保持期間や、停止中のメッセージ機能の扱いが異なります。

確認すること	誰に聞くか
停止前に届いた応募データは残っているか	媒体の営業担当・サポート窓口
応募者からのメッセージは受信されているか	同上
入金確認から掲載再開までの所要日数	同上
再開時に掲載期間は繰り越されるか	契約書と営業担当の両方
停止中に応募者に何が表示されていたか	媒体の営業担当

最後の項目は、応募者側に「この会社の求人が消えた」と見えていたのか、「募集終了」と表示されていたのかで、再開後の連絡の書き方が変わります。応募後に放置された状態の候補者がどう動くかは求人を止めている間に、応募者はどうなるのかにまとめています。

なお、管理画面そのものに入れない原因が未払いではなく権限や認証にある場合は、求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順から切り分けてください。

営業担当には、事実だけを短く伝える

支払いが遅れた理由を詳しく説明する必要はありませんが、再発しないことは伝えておいたほうが、その後の掲載再開や相談がスムーズになりやすいです。社内の事情を長く書くより、次の3点に絞った一文で十分です。

ご連絡ありがとうございます。弊社の採用担当が退職し、請求書の処理が滞っておりました。◯月◯日のお支払いで処理いたします。今後の請求書は経理部（宛先：◯◯）宛てにお送りいただけますでしょうか。

「担当者が辞めた」という事実は隠さなくて構いません。むしろ伝えたほうが、以降の連絡先を切り替える理由として自然に通ります。ただし「採用を止めている」「後任が決まっていない」まで言うと営業提案が増えることがあるため、必要がなければ触れなくてよい情報です。

請求書を誰が受け取るかを、この機会に決め直す

同じ事故を繰り返さないために、請求書の受領ルートを再設計します。選択肢は大きく3つです。

受領ルート	向いている会社	注意点
経理が直接受け取る	契約数が少なく、内容の確認が不要な会社	何の掲載費か経理が判断できず、照合で止まることがある
採用担当が受け取り経理へ回す	媒体数が多く、掲載内容と突き合わせたい会社	担当者が不在になると今回と同じ事故が起きる
共用アドレスで受け、経理と採用の両方が見る	ほとんどの中小企業	誰が処理するかを決めておかないと双方が放置する

現実的なのは3つめです。keiri@ と recruit@ の両方を請求書の送付先に登録してもらい、支払いの起票は経理、内容の妥当性の確認は採用側と役割を分けます。こうしておけば、採用側が不在でも支払いは止まりません。

あわせて、生きている媒体契約の一覧（媒体名・契約名義・金額・請求サイクル・更新日・営業担当の連絡先）を1枚にまとめ、経理と管理部門の双方が見られる場所に置いてください。この一覧がないと、次に更新日が来たときに同じ探索を繰り返すことになります。

請求書の処理が止まるのは、採用業務が一人に集まっていたことの結果であって、原因ではありません。契約・権限・判断基準を特定の個人から外す進め方は採用が特定の人に依存している状態の解き方で整理しています。

止まっているのが支払いだけとは限らない

督促が来た時点で、掲載・応募対応・選考中の候補者への連絡も同時に止まっていることが多くあります。支払いを済ませて掲載が戻っても、応募に返信する人がいなければ費用だけが出ていく状態になります。

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採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。督促の内容と手元にある請求書だけお持ちいただければ、どこから手をつけるかを一緒に整理します。ご相談はLINE公式から受け付けています。