応募者の個人情報を外部の委託先に渡すときの取り決め

採用担当が退職し、応募対応を外部に頼むと決めた段階で必ず出てくるのが「履歴書をそのまま渡していいのか」という問題です。委託先からは「選考中の応募者の一覧をください」「媒体のスカウト返信箱を見られる状態にしてください」と依頼が来ます。しかし社内には個人情報の扱いに詳しい人がいない、前任者がどう管理していたかも分からない。結果、判断がつかないまま数日が過ぎ、応募者への連絡がさらに遅れることがあります。

この記事は、発注する側が最低限決めておくことを整理したものです。個人情報の取り扱いは法令と自社の社内規程の両方に関わるため、最終的な判断は顧問の社労士・弁護士や所轄の窓口（個人情報保護委員会の相談窓口など）に確認してください。ここでは、確認に行く前に社内で整理しておくべき論点を扱います。

まず、渡すものを3つに分ける

「応募者情報」とひとまとめにすると判断できません。委託先が実際に作業するために必要なものと、社内に留めておけるものを分けます。

情報の種類	外部に渡す必要性	扱いの目安
氏名・連絡先・応募日・選考ステータス	高い（連絡と日程調整に必要）	委託範囲に含めることが多い
履歴書・職務経歴書	中（書類選考や面接準備を任せる場合）	任せる工程を決めてから渡す
前任者の選考メモ・評価コメント	中（判断基準の復元に使う）	個人の主観を含むため、渡す範囲を限定しやすい
不採用者・過去の応募者リスト	低〜中（再アプローチを頼む場合）	当初の利用目的との関係を先に確認
現職の給与明細・健康情報など	原則不要	委託先に渡さない前提で運用する

ポイントは、委託先に任せる工程が決まっていないと、渡す情報の範囲も決まらないということです。日程調整だけを頼むなら履歴書は不要な場合もあります。どこまでを外に出すかの切り分けは採用業務を社内と外部でどう分けるかで扱っているので、先にそちらで役割分担を固めてから情報の範囲を決めると手戻りが減ります。

委託契約に入れておく4項目

採用代行や引き継ぎ代行の契約書・覚書には、業務範囲や料金のほかに個人情報の取り扱い条項が入っているのが一般的です。ひな型をそのまま受け取る前に、次の4点が書かれているかを確認してください。

項目	何を決めるか	確認の観点
利用目的の限定	渡した情報を「この採用活動のため」だけに使う旨	自社サービスの改善や他社への紹介への流用が除外されているか
再委託の可否	委託先がさらに別の会社・個人に作業を回してよいか	禁止か、事前の書面承諾を条件にするか。実際の作業者名まで確認できるか
終了時の返却と削除	契約終了後にデータをどう処理するか	期限（例：終了後○日以内）と、完了報告を書面でもらうか
漏えい時の連絡	事故が起きたときの報告義務	連絡先・連絡期限（例：発覚後速やかに）・一次対応の分担

特に見落とされやすいのが再委託と終了時の削除です。採用代行では実務担当者が業務委託メンバーであることも珍しくないため、誰が実際に応募者情報を見るのかを先に聞いておく方が安全です。また、契約が終わった後にクラウド上の共有フォルダが残ったままになるケースがあります。削除の期限と報告方法を契約に書いておくと、終了時に確認する根拠になります。

料金や作業範囲側の確認項目は採用代行を頼む前に確認する契約条件にまとめています。契約書を見る機会は一度なので、個人情報の条項と業務範囲の条項をまとめて点検すると効率的です。

渡し方は「権限付与」を基本に考える

契約を整えても、渡し方が雑だと意味が薄れます。方法は大きく3つあります。

共有フォルダやシステムに権限を付与する方法が、管理上は扱いやすいことが多いです。自社が管理するクラウドストレージや採用管理システムに、委託先のアカウントを「閲覧のみ」「特定フォルダのみ」で招待します。誰がいつアクセスしたかの記録が残り、契約終了時は権限を外すだけで済みます。求人媒体の管理画面も、担当者ごとのサブアカウントを発行できる媒体であれば、共用IDの共有より安全です。

ファイルを送付する方法は手軽ですが、送った時点で相手の端末や受信箱に複製が残ります。急ぎで一覧だけ渡す場合など、用途と件数を限ってから使う運用にしたいところです。個人のフリーメールや個人端末に置かせない、という前提を最初に共有しておきます。

紙でやり取りする方法は、郵送の紛失や社内での置き忘れが起きます。すでに紙で保管している履歴書がある場合は、この機会に保管場所と廃棄ルールを決めておくとよいでしょう。保管期間の考え方は不採用者の応募書類は、いつまで保管していつ捨てるかで整理しています。

なお、退職した前任者の私物PCや個人メールにデータが残っている状態は、外部委託とは別の問題です。委託の前に社内側の所在を確定させておかないと、削除の確認ができません（応募者の個人情報が退職者のPCや個人アカウントに残っているとき）。

応募者への告知が必要になる場面の考え方

「外部に委託することを応募者に伝えるべきか」という質問をよく受けます。一般的な整理としては、あらかじめ示した利用目的の範囲内で、自社の責任のもとに委託先に作業させる場合と、第三者に情報を提供する場合とで扱いが変わります。前者は個々の応募者から改めて同意を取り直さない運用になることが多く、後者は本人の同意が必要になる場合があります。

判断が分かれやすいのは次のような場面です。

• 採用ページやエントリーフォームの利用目的の記載が古く、委託の記述が入っていない
• 前任者が作った応募フォームで、そもそも利用目的の表示が見つからない
• 過去に不採用とした応募者のリストを、別の職種の募集に使いたい
• 委託先が自社名義でスカウトや連絡を送る（応募者側から見て相手が変わる）

いずれも、自社の公表している利用目的の文面を確認することが出発点になります。文面が見つからない、または内容が実態と合っていない場合は、募集を再開する前に更新しておく方が後の説明が楽になります。同意や告知の要否は事案ごとに判断が必要なため、顧問の専門家や所轄窓口に確認してください。

ひとつ押さえておきたいのは、委託した後も発注側の責任がなくなるわけではないという点です。委託先を選び、監督する立場は自社に残ります。だからこそ、契約の4項目と渡し方を先に決めておく意味があります。

委託開始前にそろえておくと早い

引き継ぎ代行や採用代行に依頼する場合、着手の速さは「渡せる状態が整っているか」で決まります。媒体の契約一覧、進行中の応募者の一覧、社内の窓口担当者、そして個人情報の取り扱いを決裁できる人。この4つが決まっていれば、契約と同時に作業を始められることが多いです。準備の詳細は引き継ぎ代行を依頼する前に、社内で用意しておくものにまとめています。

Talencoの採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧、後任の採用、引き継ぎと業務改善までを標準4ヶ月で担います。応募者情報の受け渡しは、利用目的の限定・再委託の扱い・終了時の削除・漏えい時の連絡を契約時に取り決めたうえで、原則として御社が管理する共有環境への権限付与という形で進めます。費用の内訳は料金プランをご確認ください。

まずは現状の把握からで構いません。媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸しまでを行う「採用ストップ診断」は無料です。LINE公式からご相談ください。