OpenWorkなど口コミサイトへの返信が放置されているとき

採用担当が退職した後、求人媒体や応募者対応の復旧に追われているうちに、見落とされやすいのが企業口コミサイトです。OpenWork、転職会議、ライトハウスといったサービスに自社の評価や退職理由が投稿され、前任者が「会社として返信します」と言っていたまま止まっている。あるいは、そもそも誰かが返信を担当していたこと自体、社内の誰も知らなかった。

口コミサイトは応募者の情報源のひとつです。求人を再開しても、応募を検討している人は社名で検索し、口コミを読みます。ここでは、返信するかしないかの判断基準、企業アカウントにログインできないときの戻し方、返信文のトーンの決め方、そして放置した場合に採用活動へどう跳ね返るかを順に整理します。

まず「何が止まっているのか」を切り分ける

口コミサイトまわりで止まりやすいものは、だいたい3つに分かれます。

ひとつ目は、企業アカウントそのものの管理。無料・有料を問わず、多くの口コミサイトには企業側が情報を編集したり返信したりできる管理画面があります。これが前任者の個人メールアドレスで登録されていると、退職と同時に誰も入れなくなります。

ふたつ目は、個別の投稿への返信。会社として一言添えるつもりだった投稿が、下書きのまま、あるいは本人の頭の中だけに残っている場合があります。

三つ目は、有料プランの契約。企業ページの拡充やスカウト機能がついた有料契約を結んでいると、請求だけが毎月発生し続けます。**誰も使っていない契約が残っていないかは、媒体の棚卸しと同じタイミングで確認してください。**契約の洗い出し方は求人媒体の棚卸しで何を確認するかにまとめています。

投稿の種類	対応の目安
事実と異なる記載（制度・条件・数字）	事実のみを短く訂正する。評価には触れない
すでに改善した制度への不満（旧制度の話）	「いつから何を変えたか」を書けるなら返信する
個人の感想・相性の問題	返信しないことが多い。反論は逆効果になりやすい
特定個人が推測できる内容	返信しない。サイト側の削除・修正の申請を検討する
誹謗中傷・法令に触れる可能性のある記載	社内判断せず、弁護士やサイトの窓口に相談する

企業アカウントにログインできないとき

手順は求人媒体とほぼ同じです。認証メールの行き先、登録名義、契約の特定という3つが詰まりどころになります。

登録に使われたメールアドレスを特定する。 過去の請求書・クレジットカード明細・社内の稟議書から、サービス名と契約者名を逆引きします。
退職者のメールアカウントがまだ生きていれば、転送設定を入れたうえでパスワード再発行を試みます。すでに削除していると、ここで一度止まります。
入れない場合は、サイトの企業向け問い合わせ窓口に「担当者の退職により管理者情報を変更したい」と連絡します。登記情報や名刺、会社ドメインのメールアドレスなど、法人であることを確認できる資料の提出を求められることが多いです。
復旧できたら、管理者を共用アドレス（recruit@ など）に付け替えます。

退職者のアカウントをいつ消すかによって、この復旧が難しくなることがあります。削除のタイミングは退職者の社内アカウントは、いつ削除してよいかに整理しました。媒体側の詰まりどころは求人媒体の管理画面に入れないときの確認手順と共通します。

返信文のトーンは、先に「書かない範囲」から決める

文面で迷う原因は、書くことより書いてはいけないことが曖昧だからです。先に禁止事項を決めておくと、後任や兼任者でも書けるようになります。

書く	書かない
投稿を読んだという事実	投稿者が誰かを推測させる記述
制度や条件の客観的な事実	感謝や謝罪以外の感情表現
改善した内容と、いつからか	「一部の意見です」といった打ち消し
問い合わせ先（採用窓口）	他の投稿や社員への言及

長さは数行で十分です。会社として読んでいること、事実関係、今どうなっているか。この3点があれば成立します。署名は個人名ではなく「採用担当」「人事総務部」といった部署名にしておくと、担当が替わっても文面が古くならずに済みます。

返信の決裁者は先に決めてください。口コミへの返信は社外に残る会社の発信なので、採用の決裁ルートとは別に、広報や経営の承認を通す形にしておくと後で揉めにくくなります。

採用活動中に放置するとどうなるか

口コミサイトの投稿は、求人を止めても消えません。むしろ、求人を止めている期間に起きることのほうが影響が大きい場合があります。選考が途中で止まった応募者が、その体験を投稿することがあるためです。応募対応の遅れが評判としてどう残るかは応募者を放置すると、評判にどう跳ね返るかで扱っています。

採用活動を再開した後も、口コミは応募を検討する人が最後に確認する材料になりやすい場所です。後任の採用担当を募集する求人にも同じことが起きます。採用担当の応募者は、自分が入る会社の採用体制や人事まわりの評判を特に見る傾向があります。

ただし、焦って全件に返信する必要はありません。優先順位としては、応募者対応の復旧 → 媒体と契約の整理 → 企業アカウントの名義回復 → 返信の順で問題ないことが多いです。返信は遅れても取り返せますが、応募者の離脱は取り返せません。

属人化させないための最低限のルール

前任者が一人で見ていた状態に戻さないために、次の3つだけ決めておいてください。

管理者アカウントは共用アドレスで登録し、権限保持者を2名以上にする
月1回、新しい投稿が増えていないかを確認する当番を置く（15分程度で足ります）
返信の承認者と、署名に使う名義を文書で決めておく

SNSアカウントも同じ構造で放置されがちです。あわせて採用用のSNSアカウントが更新されないまま残っているときも確認しておくと、見落としが減ります。

口コミサイトの管理も、求人媒体の契約も、応募者の進行状況も、担当者一人の頭の中にあると退職で同時に止まります。採用担当引き継ぎ代行では、止まった求人活動の復旧、後任の採用担当の採用、引き継ぎと業務改善までをまとめて引き受けています。後任は採用担当の経験者でなくても構いません。当社が育てたうえで引き継ぎます。費用は料金プランに掲載しているとおり、復旧2ヶ月80万円・標準4ヶ月200万円・完全6ヶ月300万円（税別・広告費込み・分割可）の3つだけです。

まずは何が止まっているかを把握したい段階であれば、採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料でお受けしています。ご相談はLINE公式からどうぞ。