採用担当をパート・時短で置く場合、どこまで任せられるか

採用担当が辞めたあと、「正社員で採り直すほどの量はない。でも兼任では回らない」という位置に落ち着く会社は少なくありません。そこで候補に挙がるのが、週3〜4日・1日5〜6時間といったパートや時短勤務で採用担当を置く案です。人件費は正社員の半分以下に抑えられ、外部委託より社内に業務が残ります。

ただしこの案は、任せる範囲を決めずに始めると「いてくれるのに止まる」状態になりやすい選択肢でもあります。止まる理由のほとんどは能力ではなく、勤務していない時間帯に発生する仕事の扱いです。この記事では、週20〜30時間で任せられる業務と止まる業務を分け、成立させるための条件を整理します。正社員と外部委託の二択については採用担当を正社員で置くか、外部委託と兼任で回すかで扱っているので、ここでは第三の選択肢として見ていきます。

まず、自社の採用業務が週何時間かを出す

パート・時短が成立するかどうかは、募集職種数と応募数で決まります。週20時間の枠に対して業務量が週35時間あれば、どんな人を置いても溢れます。逆に業務量が週12時間なら、週20時間の枠は余ります。

概算の出し方は採用業務は月何時間かかるのか、測ってから後任を決めるにまとめていますが、最低限、媒体運用の固定時間・応募1件あたりの対応時間・面接1件あたりの調整時間の3つを直近3ヶ月の実績から掛け算すれば目安は出ます。枠を先に決めず、業務量を先に測るほうが失敗しにくくなります。

週20〜30時間で任せやすい業務、止まりやすい業務

判断の重さと、発生タイミングが読めるかどうかで分かれます。

分類	業務の例	理由
任せやすい	応募者への一次返信、面接日程の調整、媒体への原稿入力・更新、応募者管理表の更新、不採用通知の送付	発生してから半日〜1日以内に処理すれば足りる。判断が要らないか、基準を文書化できる
条件つきで任せられる	書類選考の一次仕分け、面接同席と記録、媒体営業との定例対応	合否基準や予算の決裁が文書で渡っていれば可能。基準が曖昧なまま渡すと止まる
任せにくい	電話の一次受け、当日の面接立ち会い、条件交渉、内定可否の決定、緊急の辞退対応	勤務していない時間帯に発生する、または決裁権が必要

問題になるのは3段目です。応募者からの電話は勤務曜日を選んでくれませんし、「他社から内定が出たので今週中に返事がほしい」という連絡も同様です。ここを空白にしたまま採用担当を置くと、応募者から見た会社の反応速度は兼任時代と変わりません。返信の遅れが選考結果に与える影響は応募者への返信速度が採用結果をどう変えるかで整理しています。

成立条件は、社内に判断者を1人置くこと

パート・時短の採用担当を機能させている会社に共通するのは、担当者の能力ではなく、不在時間帯の受け皿が1人決まっていることです。具体的には次の3点です。

電話とメールの一次受けを、総務など常勤の誰かが持つ（内容は聞かず、折り返しの約束だけする）
合否と条件提示の決裁者を1名決め、代理者も決めておく
「翌営業日の勤務時間内に返す」を社内の標準とし、それより急ぐ案件だけ決裁者に上げる

決裁のルールを1枚に落とす書き方は採用の可否を誰が決めるかを、紙に1枚で決めておくを参照してください。この紙がないと、勤務日ではない曜日に選考が丸2日止まります。

勤務日は、面接の曜日に合わせて決める

見落とされやすいのが勤務曜日の設計です。採用業務の山は、面接の前後に集中します。面接の前日は確定連絡とリマインド、翌日は評価の回収と次の案内です。

現場の面接官が水曜と木曜しか面接に出られない会社なら、採用担当の勤務日も火・水・木に寄せるほうが噛み合います。月・火・水のように週前半に固めると、木曜の面接に誰も手を出せない週が生まれます。募集を出す前に、面接官が出られる曜日を先に確認しておくことをおすすめします。

費用の目安の出し方

金額は地域と職種の相場で大きく変わるため、ここでは計算の形だけ示します。数字は例で、自社の相場に置き換えてください。

項目	計算の形	補足
月額人件費	時給 × 週の勤務時間 × 4.3週	社会保険の加入要件は勤務時間と会社規模で変わるため、加入前提で試算しておくと安全
採用費	求人媒体費または紹介手数料	採用担当としての経験を求めるほど上がりやすい
立ち上げ工数	教える側の時間 × 週数	未経験者を置く場合、社内に教えられる人がいるかが前提になる

正社員より月額は下がりますが、教える人が社内にいない場合、立ち上げ工数が実質的な費用として乗ります。前任者がすでに退職していて手順書もない状態だと、この欄が最も重くなります。

募集するときの求人票で書くこと

「採用担当（パート）」とだけ書くと、応募者は業務範囲を想像できません。任せる範囲と、任せない範囲を両方書いたほうが応募は集まりやすくなります。

担当する業務を箇条書きで具体的に（応募対応、日程調整、媒体入力など）
判断が必要な業務は社内の誰が持つかを明記する
勤務曜日と時間帯を固定で示す（面接の曜日に合わせた設計であること）
人事経験の年数を要件に置かない

経験要件を外す理由と、代わりに書く条件は採用担当を採用するときの求人票の書き方にまとめています。パート・時短の枠では、経験者に限定すると母集団がさらに薄くなることが多いため、丁寧に連絡を返せる人を条件に置くほうが現実的です。

この選択肢が向かない場合

次のいずれかに当てはまる会社では、パート・時短単独では回りにくくなります。

同時に募集している職種が3つ以上ある
応募者からの電話が多い職種（現場職・サービス職など）を募集している
教える側が社内にいない（前任者が既に退職し、手順書もない）
条件交渉が発生する中途採用を月に複数件抱えている

とくに3つ目は、人を採っても立ち上がらない典型です。パート・時短で人を置くこと自体は有効でも、「採用担当の仕事を教える」部分は別に手当てが必要になります。

採用担当引き継ぎ代行は、止まった求人活動の復旧と、後任の採用、そして業務の引き継ぎまでを4ヶ月で行うサービスです。後任は採用担当の経験者でなくてよく、当社が育てたうえで引き継ぎます。勤務形態を正社員にするかパート・時短にするかも、業務量を測ったうえで一緒に設計できます。

標準プランは4ヶ月・200万円（税別／広告費込み・分割可）、復旧のみの2ヶ月プラン（80万円）もあります。詳しくは採用担当引き継ぎ代行と料金プランをご覧ください。

採用ストップ診断（媒体アカウント・契約・進行中の応募者の棚卸し）までは無料です。 ご相談はLINE公式から受け付けています。